Nói tóm lại, muốn tăng cường tính hiệu quả của việc đặt câu hỏi, quan trọng nhất là cách tư duy và vị trí đúng đắn của người hỏi. Sau đây là sáu tiền đề tư duy mà Mihiro Matsuda - tác giả cuốn sách “Sức mạnh của việc đặt câu hỏi đúng” - mong những nhà chất vấn có thể khắc sâu trong tâm trí mình.

1/ Lắng nghe

Thông thường, một nhân viên sẽ luôn mong có được sự cảm thông từ cấp trên của mình. Bạn đã bao giờ rơi vào trường hợp định lắng nghe nhân viên nhưng rồi cuối cùng bạn nhận ra rằng, người nói nhiều nhất lại là bạn chưa? Khi bắt đầu nói chuyện với người khác, bạn hãy chuyên tâm vào việc lắng nghe. Điểm trọng yếu uổ đây là đừng chen ngang hay bác bỏ ý kiến của người ấy trong lúc họ đang nói. 

Nếu bạn muốn thuần thục kỹ năng biết lắng nghe, hãy luyện tập trò chơi “Một phút dành cho lắng nghe” tại nơi làm việc. [...] Hãy tạo thành một nhóm hai người và người này, trong vòng 1 phút, chỉ tập trung vào việc lắng nghe người kia trình bày ý kiến. Việc này không khó nhưng khi áp dụng vào thực tế, chắc chắn bạn sẽ được nếm trải cảm giác mãn nguyện khi đóng vai người nói vì “Lần đầu tiên được ai đó lắng nghe một cách nghiêm túc”. Người đóng vai “người nghe” sẽ rèn được khả năng kiềm chế mong muốn trình bày về ý kiến của bản thân trong vô thức. 

2/ Trước hết, hãy tạm thời chấp nhận, đừng vội phủ nhận ý kiến của đối phương

Khi đặt câu hỏi và nhận được lời hồi đáp, bạn tuyệt đối đừng phán xét theo hướng phủ nhận câu trả lời ấy ngay lúc họ vừa mở lời. Dù câu trả lời bạn nhận được là gì, trước tiên hãy tán thành với họ bằng những câu nói kiểu như, “Vậy sao?”, “À”, “Thì ra là thế” và tạm thời chấp nhận nó. Nhắc lại ý kiến đối phương vừa đưa ra cũng mang lại hiệu ứng tốt. 

Việc tạm thời chấp nhận không phải là hoàn toàn toán thành hay hoàn toàn phủ quyết câu trả lời của đối phương, mà thay vào đó là chấp nhận sự thật rằng: “Người này có quan điểm như vậy đối với vấn đề đang được nói đến” và nó có nghĩa rằng ta đang biểu thị thiện ý: “Tôi đang rất nghiêm túc lắng nghe ý kiến của anh”. Nếu trong câu trả lời xuất hiện nhiều điểm mà bạn cảm thấy không hề đồng ý và cho rằng: “Người này suy nghĩ thật nông cạn”, thì bạn hãy cố gắng kiềm chế cảm giác muốn “bác bỏ” ý kiến đó và tạm chấp nhận quan điểm đó trước.

Khi bị cấp trên bác bỏ câu trả lời ngay lập tức, cấp dưới sẽ nảy sinh cảm giác căng thẳng mỗi khi cấp trên đặt bất cứ câu hỏi nào. Thêm nữa, “mạch suy nghĩ” của nhân viên sẽ chuyển từ trạng thái “Mình muốn nói gì?” sang “Mình phải trả lời như thế nào để không bị sếp quở trách?” Có khi vì sợ câu trả lời của mình không hay hoặc bị gạt bỏ nên cấp dưới dần trở nên im lặng. Cứ như thế, hời điểm bạn phủ nhận ý kiến của người khác cũng chính là thời điểm “mạch kết nối” giữa hai bên bị cắt đứt. Cuối cùng, thứ còn đọng lại là bài giáo huấn bất tận của cấp trên, động lực làm việc của nhân viên cũng theo đó mà suy giảm. 

Sau khi tạm chấp nhận câu trả lời của cấp dưới, bước tiếp theo bạn cần làm là đào sâu quan điểm ấy bằng câu hỏi “Tại sao cậu lại nghĩ như vậy?” Luôn có khả năng phía sau câu trả lời mà ta cho là “nông cạn” lại ẩn chứa những suy luận ngoài sức tưởng tượng. Ngoài ra, trong khi cố gắng trả lời một câu hỏi, chính bản thân người được hỏi sẽ nảy ra được những sáng kiến mới.

[...]

3/ Thay vì cố gắng khắc phục những điều “không thể”, hãy khuyến khích điều “có thể”

Cấp trên thường có khuynh hướng nhìn ra “mặt thiếu sót” của nhân viên. Đó là bởi, chỉ ra khuyết điểm và bới móc sai lầm sẽ dễ dàng hơn là khuếch trương sở trường và xem xét những phương pháp đào tạo nhằm vào sự trưởng thành trong tương lai của nhân viên. Có thể nói tâm lý thích chỉ đạo đã ăn sâu vào tâm trí một bộ phận lãnh đạo. Tất nhiên, cũng vì điều này mà đa số nhân viên không thể trưởng thành. 

[...] Thứ mà người lãnh đạo nên chú ý đến là sở trường của nhân viên. Để nhìn ra điều đó, hãy thử dùng câu hỏi “Bây giờ, chuyện gì đang tiến triển thuận lợi nhất?” Sau khi đã nhận được câu trả lời, bạn hãy dùng những câu mang tính khen ngợi như “Chà, làm tốt đấy”; “Tuyệt”; “Xuất sắc” để đáp lại. Những người vốn không giỏi trong việc khen ngợi người khác, lại càng phải có ý thức sử dụng những câu trên nhiều hơn!

—--------- 

Trên đây là 3/6 tiền đề tư duy mà tác giả Mihiro Matsuda cho rằng những nhà chất vấn nên khắc sâu trong tâm trí mình. Nếu bạn thấy đâu đó hình bóng sếp của mình trong đây, hãy mạnh dạn gửi tới sếp bài viết này. Hoặc để biết đầy đủ 6 tiền đề tư duy kia là gì, hãy mua tặng sếp bạn cuốn sách “Sức mạnh của việc đặt câu hỏi đúng”. 

Với lối hành văn dễ hiểu, hướng đến trọng tâm là vấn đề đặt câu hỏi đúng đắn, cuốn sách sẽ hỗ trợ đắc lực cho người đọc, đặc biệt là những người đang bế tắc trong việc giao tiếp với cấp dưới, khao khát tìm ra phương pháp thay đổi bản thân và nhân viên. 

Trạm mời các bạn tìm đọc cuốn sách này!