Hẳn là bạn không còn xa lạ với thuật ngữ quản trị thời gian, thứ mà thường được làm quá lên trong các cuốn sách phát triển bản thân. Ý tưởng cơ bản ở đây là muốn giúp bạn đạt được nhiều hơn trong lượng thời gian mà bạn có được, và thực sự là kỹ thuật này đã hữu hiệu: nó giúp tăng năng suất từ 15 đến 25%.
Nhưng thậm chí còn có một cách tốt hơn để đạt được hiệu quả mong muốn.
Trong vấn đề quản trị thời gian, mục tiêu là tăng sự hiệu quả bằng cách chèn nhiều đầu việc vào trong một khoảng thời gian cho trước. Cách này dành cho các nhà điều hành, những người vốn có một lịch trình dày đặc và bước đầu tiên cần làm đó là sắp xếp lại hoạt động hằng ngày theo thứ tự ưu tiên.
Đến đây, vấn đề bắt đầu nảy sinh: hầu hết mọi người không biết đầu việc nào là quan trọng nhất, hậu quả là họ ghi chú đến 60% hay 70% những việc cần làm là “cấp thiết” hay “ưu tiên cao”.
Kết quả ư? Họ phải chịu đựng lịch làm việc dày đặc, và làm việc nhiều hơn trước. Hiển nhiên, việc đẩy nhiều đầu việc hơn vào một lịch trình vốn đã không còn chỗ trống không phải là một cách hay, bởi vì bạn dễ dàng bị quá tải, và thậm chí là điên tiết lên vì stress.
Thay vào đó, quản trị thời gian 80/20 hay còn gọi là “cuộc cải cách về thời gian” giúp bạn xác định ngay từ đầu 20% công việc nào sẽ giúp đem lại 80% thành quả, và bạn chỉ cần dồn toàn bộ tâm huyết vào chúng.
Ví dụ, trong công việc của chính tác giả ở một hãng tư vấn, tác giả cũng nhận ra rằng hãng của ông ấy thành công hơn những hãng khác, mà thực ra không tốn thêm chút sức lực nào.
Thông thường, các nhà tư vấn cần nỗ lực giải quyết rất nhiều vấn đề của khách hàng, dẫn đến hệ quả là mọi vấn đề chỉ được giải quyết hời hợt, khách hàng lại phải tự mình chịu trách nhiệm cho việc áp dụng thử bất kỳ lời tư vấn nào.
Trái lại, hãng tư vấn của tác giả đã làm theo cách khác: tập trung vào 20% những vấn đề quan trọng nhất của khách hàng và sử dụng khoảng thời gian mà họ tiết kiệm được vào việc giúp khách hàng thực thi các kế hoạch đó. Hướng tiếp cận này đã giúp họ vượt lên trên các hãng tư vấn khác và gia tăng được lợi ích của khách hàng.
Kiểu “cách tân tân thời gian” này giúp bạn có thêm thời gian rảnh mà lại không hề làm giảm hiệu quả công việc.
Hướng đến một cuộc sống tốt hơn thông qua việc áp dụng rộng rãi nguyên lý 80/20.
Hầu hết mọi người định nghĩa giá trị cuộc sống bằng sự hạnh phúc họ có được. Mặc dù nghe có vẻ thú vị, nhưng thực tế, rất ít chúng ta cố gắng thay đổi cuộc sống để sống hạnh phúc hơn.
Sự thật là, đa số mọi người dành rất nhiều thời gian để làm những việc làm cho họ cảm thấy buồn phiền. Ví dụ, rất nhiều người chịu đựng những công việc làm cho họ bực dọc. Số nhiều những nhân viên văn phòng dành cả ngày dài ngồi trong bốn bức tường, thờ ơ làm việc, chờ hết giờ làm rồi ra về.
Nhưng bạn có thể cải thiện điều này như thế nào?
Khá đơn giản, bạn nên thử xác định tỉ lệ phân bổ của sự hạnh phúc và phiền muộn trong cuộc sống của mình và tìm ra nguyên nhân trước khi bước vào hành động.
Hãy tự hỏi bản thân mình, 20% nào trong cuộc sống mang lại cho bạn tới 80% sự hạnh phúc và ngược lại? Khi bạn đã xác định được phần 80% chỉ mang lại một chút hạnh phúc, bây giờ là lúc hành động: hãy giảm bớt thời gian bạn đổ vào những thứ này.
Ví dụ, nếu công việc của bạn làm bạn cảm thấy buồn phiền, bạn có thể thử tìm cách thay đổi nó. Tìm một công việc khác? Thử định nghĩa lại công việc hiện tại? Giảm giờ làm? Nhưng cho dù bạn làm điều gì, bạn không nên cam chịu làm một công việc mà làm bạn cảm thấy muộn phiền suốt cả quãng đời còn lại.
Một khi bạn đã hoàn thành việc giảm bớt những thứ làm bạn không thoải mái, bạn sẽ cảm thấy mình có nhiều thời gian và năng lượng hơn để dùng vào những thứ làm bạn hạnh phúc. Ví dụ, nếu bạn quyết định dành ít thời gian cho công việc hơn, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn dành cho gia đình và bạn bè.