Một hệ thống lý tưởng cần cực kỳ dễ thiết lập và còn dễ duy trì hơn nữa. Bởi chỉ những thói quen đơn giản và ít trở ngại nhất mới có thể tồn tại lâu dài.
Nó cũng phải linh hoạt, có thể thích ứng với nhu cầu của bạn trong những giai đoạn khác nhau của cuộc sống, đồng thời đủ toàn diện để áp dụng vào mọi nơi bạn lưu trữ thông tin, chẳng hạn như thư mục Tài liệu trên máy tính, nền tảng lưu trữ đám mây hoặc ứng dụng ghi chú số.
Nhưng trên hết, hệ thống tổ chức lý tưởng phải mang lại lợi ích thực tế cho sự nghiệp và cuộc sống của bạn. Nó sẽ giúp bạn hoàn thành các dự án và đạt được những mục tiêu quan trọng một cách nhanh chóng.
Nói cách khác, hệ thống tổ chức tốt nhất chính là hệ thống mang tính hành động.
Thay vì tạo thêm rào cản và trì hoãn những hành động quan trọng, nó giúp bạn dễ dàng tiếp cận, bắt đầu và hoàn thành chúng nhanh chóng hơn.
Sau hơn một thập kỷ thử nghiệm cá nhân, giảng dạy cho hàng ngàn học viên và hướng dẫn các chuyên gia hàng đầu, tôi đã phát triển một hệ thống như vậy. Hiện nay, hệ thống này đang được sử dụng từ học sinh tiểu học đến các tập đoàn đa quốc gia.
Hệ thống đó có tên là PARA—một phương pháp đơn giản, toàn diện nhưng linh hoạt để tổ chức mọi loại thông tin trên bất kỳ nền tảng kỹ thuật số nào.
Dù bạn muốn lưu trữ trích đoạn từ một cuốn sách, bản ghi âm một ý tưởng hay, những câu nói truyền cảm hứng từ một buổi phỏng vấn podcast, dấu trang web hữu ích, ghi chú từ các cuộc họp quan trọng, ảnh kỷ niệm hoặc nhật ký cá nhân, hệ thống này sẽ cung cấp cho bạn công cụ để bảo quản thông tin lâu dài. Và không chỉ bảo quản, mà còn giúp bạn sử dụng thông tin một cách hiệu quả để đạt được bất cứ mục tiêu nào bạn đặt ra.
Và chỉ có vậy! Chỉ với bốn thư mục cấp cao nhất - Dự án, Lĩnh vực trách nhiệm, Tài nguyên và Lưu trữ - mỗi thư mục lại chứa các thư mục con tương ứng với từng mục cụ thể trong cuộc sống của bạn.
Có thể bạn cảm thấy cuộc sống hiện đại phức tạp của mình không thể thu gọn vào chỉ bốn danh mục. Có thể bạn nghĩ mình có nhiều thứ cần quản lý hơn thế. Nhưng đó chính là điểm mấu chốt: nếu hệ thống tổ chức của bạn cũng phức tạp như cuộc sống, thì việc duy trì nó sẽ tiêu tốn thời gian và năng lượng, thay vì giúp bạn tối ưu hóa chúng.
Phần lớn chúng ta học cách tổ chức thông tin từ khi còn đi học. Chúng ta được dạy phân loại ghi chú, tài liệu và bài học theo môn học: Toán, Lịch sử, Hóa học… Và rồi vô thức, chúng ta tiếp tục áp dụng cách này khi trưởng thành, lưu trữ tài liệu theo những danh mục rộng lớn như “Tiếp thị,” “Tâm lý học,” “Kinh doanh” hay “Ý tưởng.”
Nhưng điều này không còn phù hợp khi bạn đã đi làm.
Trong công việc, không có lớp học, không có bài kiểm tra, không có điểm số hay bằng cấp. Không ai bảo bạn cần ghi chép gì để ôn tập, vì đơn giản là không có kỳ thi nào cả.
Thay vào đó, bạn có những kết quả cần đạt được:
Giữa nhịp sống bận rộn, bạn không có thời gian lục tung một thư mục lớn như “Tâm lý học” chỉ để tìm lại một bài báo bạn lưu sáu tháng trước.
Thay vì tổ chức thông tin theo chủ đề chung chung, tôi khuyên bạn nên sắp xếp theo các dự án và mục tiêu bạn đang cam kết thực hiện ngay bây giờ.
Ví dụ, nếu bạn đang làm một dự án thiết kế đồ họa, bạn sẽ cần tất cả ghi chú, tài liệu, tài nguyên và các yếu tố liên quan ở cùng một nơi, sẵn sàng sử dụng ngay lập tức.
Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng thực tế, hầu hết mọi người không làm vậy. Họ rải rác tài liệu của mình ở nhiều nơi khác nhau, dẫn đến việc mất hàng chục phút để tìm kiếm trước khi có thể thực sự bắt đầu công việc.
Làm sao để đảm bảo tất cả tài liệu liên quan đến một dự án hoặc mục tiêu nằm cùng một chỗ? Ngay từ đầu, bạn hãy tổ chức nó theo cách đó. Nhờ vậy, bạn luôn biết chính xác nơi lưu trữ mọi thứ và nơi tìm lại chúng khi cần.
Khi thông tin cần thiết để hiện thực hóa tầm nhìn của bạn luôn trong tầm tay, các mục tiêu của bạn cũng sẽ đến gần hơn.
Hãy thử PARA và khám phá những gì bạn có thể đạt được khi các rào cản tổ chức biến mất!
- Trạm Đọc
- Theo: Big Think