Tuy nhiên, đôi khi người quản lý có thể nhận được yêu cầu từ các giám đốc điều hành khác, và có thể họ sẽ yêu cầu bạn thực hiện công việc đó. Trong trường hợp này, ngay cả khi nhiệm vụ đó không quan trọng và không mang lại nhiều lợi ích cho bạn, bạn vẫn nên nhận nó, bởi người quản lý đang làm việc đó vì sếp của họ, và bạn cũng muốn người quản lý của mình được sếp đánh giá tốt. Nhưng nếu bạn đang rất bận rộn, và nếu nhận công việc đó thì công việc của bạn sẽ bị ảnh hưởng, bạn nên từ chối. Bạn không muốn làm cho người quản lý thất vọng. Nhưng khi cần, sẽ có nhiều cách để từ chối mà vẫn thể hiện là một thành viên tích cực trong nhóm. Bạn có thể làm như sau:
- Hỏi chi tiết về yêu cầu công việc, bao gồm mục tiêu, kỳ vọng và thời hạn. Trước tiên hãy lắng nghe để thể hiện bạn rất quan tâm và muốn tìm hiểu công việc trước khi xem xét có chấp nhận hay không. Vậy nên, nếu cuối cùng bạn nói “không”, thì ít nhất bạn cũng đã cân nhắc và không thẳng thừng từ chối yêu cầu của họ.
- Hãy thể hiện rõ rằng bạn muốn giúp đỡ, nhưng vì công việc của bạn vô cùng bận rộn, nếu nhận làm công việc này thì bạn sẽ phải thay đổi ưu tiên cho các công việc hiện tại.
- Chuyển trách nhiệm sang người quản lý bằng cách nhờ ông ấy giúp bạn xác định nên ưu tiên công việc nào, công việc ông ấy mới yêu cầu quan trọng hơn hay các công việc bạn đang thực hiện quan trọng hơn. Đừng cho rằng ông ấy biết tất cả những gì bạn đang làm. Rất có thể người quản lý không thể bao quát được mọi việc. Hãy giải thích bằng cách báo cáo vắn tắt toàn bộ những gì bạn đang làm, bạn cần bao nhiêu thời gian/công sức để làm những việc đó và còn bao lâu nữa thì những việc đó mới hoàn thành. Sau đó hãy hỏi người quản lý xem bạn nên ưu tiên công việc nào: công việc ông ấy mới yêu cầu hay công việc bạn đang thực hiện. Nếu ông ấy muốn ưu tiên cho công việc mới, bạn có thể đồng ý thực hiện nó, nhưng chỉ sau khi đã nói rõ với người quản lý và được ông ấy chấp thuận từ bỏ hoặc tạm hoãn những công việc ít quan trọng khác. Nếu người quản lý cho rằng công việc ông ấy yêu cầu không quan trọng bằng công việc hiện nay của bạn, thì tức là ông ấy đã tự có câu trả lời, và kết quả là ông ấy sẽ rút lại yêu cầu hoặc xem xét một số cách khác để thực hiện công việc đó.
Một lời khuyên dành cho bạn hãy kiên định với các ưu tiên công việc. Hãy nhớ rõ nguyên tắc trò chơi có tổng bằng o - nghĩa là nếu nhận thêm một công việc, bạn bắt buộc phải từ bỏ một công việc khác. Đừng vì bị thúc ép mà phải nhận lời. Nếu người quản lý vẫn ép bạn nhận công việc đó, hãy trì hoãn bằng cách nói: "Ông cũng biết rồi đấy, tôi đang bận ngập đầu ngập cổ và nếu tiếp tục nhận thêm việc, tôi sẽ phải co ngắn thời gian thực hiện các công việc khác, cuối cùng mọi việc đều được thực hiện nửa vời và chất lượng công việc kém, điều đó không chỉ ảnh hưởng xấu đến tôi, đến nhóm mà còn ảnh hưởng xấu đến ông nữa, và tôi không nghĩ rằng chúng ta muốn điều đó xảy ra.
- Đề xuất một ý tưởng thay thế nếu có thể. Ví dụ: bạn có biết ai đó trong nhóm hoặc bên ngoài nhóm có khả năng và sẵn sàng giúp đỡ người quản lý không? Hoặc ông ấy có muốn thuê ngoài không, chẳng hạn như các nhà thầu hoặc người nào đó mà bạn biết có thể thực hiện công việc đó.
- Hãy cố gắng tìm một giải pháp đôi bên cùng có lợi. Lời khuyên của tôi là hãy lôi kéo người quản lý cùng đưa ra giải và pháp, như vậy bạn sẽ tránh được cảm giác tự mình phải đưa ra quyết định. Bằng cách này, một khi đưa ra quyết định, ông ấy sẽ phải chịu trách nhiệm về quyết định đó. Và ngay cả khi quyết định là bạn không nhận công việc đó, bạn vẫn được coi là một thành viên tích cực của nhóm và bạn sẽ không cảm thấy ngại ngùng vì đã không làm sếp hài lòng.
Sau khi có quyết định, hãy viết một email ngắn cho người quản lý để xác nhận quyết định đó. Làm vậy là để đảm bảo cả hai người đều hiểu vấn đề như nhau và để tránh mọi thông tin sai lệch sau này. Như vậy cũng sẽ tránh được tình trạng “Tôi cứ nghĩ chúng ta đã thống nhất rằng cô sẽ làm công việc đó.” Nếu điều đó xảy ra, bạn có thể làm rõ bằng cách xem lại email đã gửi cho người quản lý. Các nhà quản lý thường bận rộn và hay quên.
- Trích sách: Nghệ thuật thăng tiến nơi công sở
