Để duy trì năng suất và quản lý căng thẳng tốt hơn, chúng ta cần trau dồi kỹ năng quản lý sự tập trung.
Quản lý sự tập trung là việc thực hành kiểm soát sự phân tâm, sống với hiện tại, tìm thấy dòng chảy cảm xúc và sự tập trung nguồn năng lượng, và tối đa hóa khả năng tập trung. Nhờ đó, bạn có thể giải phóng thiên tài trong chính mình. Để làm được như vậy, bạn cần phản ứng có chủ ý thay vì phản ứng một cách thụ động. Đó chính là khả năng nhận ra sự tập trung của bạn đang bị phân tán (hoặc có khả năng bị) và điều hướng nó.
Khả năng quản lý sự tập trung tốt hơn sẽ cải thiện năng suất làm việc, nhưng nó không chỉ dừng lại ở việc đánh dấu hoàn thành cho “to-do list”. Sau tất cả, bạn cần hướng đến năng lực kiến tạo cuộc đời mà bạn lựa chọn. Không chỉ đơn thuần là rèn luyện sự tập trung mà còn là việc lấy lại sự kiểm soát thời gian và những ưu tiên của bạn.
Những người lãnh đạo mà tôi từng làm việc cùng chia sẻ. “Tôi tin vào sức mạnh của việc đào tạo và làm cố vấn cho team của mình. Điều quan trọng nhất tôi có thể làm với tư cách một nhà lãnh đạo là ủng hộ và khuyến khích sự phát triển. Đây là cách tôi tạo nên sự khác biệt, và là điều khến tôi hài lòng trong công việc.”
Nhưng càng trò chuyện, tôi càng hiểu một ngày của họ thật sự diễn ra như thế nào. “Tôi dành phần lớn thời gian vật lộn với email và dập tắt các khủng hoảng. Tôi bắt đầu năm mới với một kế hoạch đào tạo cho đội của mình, nhưng nó đã đổ bể. Trao đổi một-một giữa tôi và các thành viên không diễn ra thường xuyên như mong muốn. Chúng tôi đi quá sâu vào chi tiết mà thiếu đi một bức tranh toàn cảnh.
Bởi vậy, tại sao chúng ta không nắm lấy trải nghiệm ta muốn có, và kiến tạo cuộc đời mà ta khao khát? Tại sao lại có sự khác biệt đau đớn này giữa phiên bản chúng ta muốn trở thành và cách ta phân bổ thời gian của mình?
Đây chính là lúc khả năng quản lý sự tập trung đem đến một giải pháp. Rèn luyện sự tập trung có nghĩa là chống lại sự phân tâm và tạo cơ hội để theo đuổi những ưu tiên. Đầu tiên, hãy kiểm soát:
Kiểm soát công nghệ của bạn. Hãy nhớ rằng chúng ở đây để phục vụ bạn, không phải ngược lại! Hãy giành quyền kiểm soát bằng cách tắt email và các thông báo – được thiết kế đặc biệt để “đánh cắp” sự tập trung của bạn. Điều này cho phép bạn tập trung hơn vào những công việc và hoạt động mà mình lựa chọn. Hãy đặt điện thoại của bạn ở chế độ im lặng và khuất mắt thường xuyên hết mức có thể. Đặc biệt khi đang làm việc.
Kiểm soát môi trường của bạn. Hãy thiết lập ranh giới với những người khác, đặc biệt là trong không gian văn phòng mở. Ví dụ, sử dụng tai nghe hoặc treo biển “không làm phiền” khi bạn cần tập trung. Nếu điều đó không hiệu quả, hãy cố gắng di chuyển sang không gian khác, hoặc tầng khác trong cùng tòa nhà. Nếu vẫn không cải thiện được tình hình, bạn có thể cùng đồng nghiệp để thiết lập một khoảng thời gian nhất định. Vài giờ trong ngày, hoặc ngày trong tuần. Một ngày để tất cả mọi người thực hiện những công việc cần tập trung cao độ.
Nhưng một sự thật bị lãng quên là. Năng suất của chúng ta sụt giảm không chỉ bởi những tác động bên ngoài. Bởi bộ não của chúng ta, do bị xáo trộn bởi môi trường làm việc hối hả ngày nay, đã trở thành cội nguồn của sự phân tâm.
Thực tế là việc bị “trói buộc” với hộp thư điện tử khiến bạn cứ vài phút lại trông chờ một sự gián đoạn. Bạn dần trở nên lo lắng không biết mình có quên làm những việc lặt vặt – như gửi email hoặc chuyển tiếp tài liệu. Vì vậy, vừa chợt nghĩ tới việc nào bạn sẽ bắt tay vào làm ngay việc đó; nhưng cuối cùng bạn bị kẹt trong dòng chảy bất tận của hộp thư đến trước khi kịp nhận ra.
Hơn nữa, việc có mọi kiến thức trên thế giới ngay trong tầm tay – thông qua kết nối Internet trên điện thoại thông minh – khiến việc ở trong tình thế “tôi không biết” trở nên kém thoải mái. Thật khó để cưỡng lại sự cám dỗ “phải tìm hiểu ngay”.
Vì vậy, bạn cũng phải học cách kiểm soát những yếu tố nội tại:
Kiểm soát hành vi của bạn. Hãy sử dụng những khoảng thời gian khi công nghệ đã bị “thuần hóa” và tấm biển không-làm-phiền được treo lên để làm quen với việc đơn nhiệm (single-tasking). Chỉ mở một cửa số trên màn hình máy tính. Toàn tâm toàn ý vào một việc cho đến khi hoàn thành hoặc đến điểm dừng đã định sẵn. Nghỉ ngơi bằng cách tránh xa máy tính của bạn. Cố gắng “ngắt kết nối” hoàn toàn (không công nghệ) trong ít nhất môt tiếng hoặc hơn. Càng thường xuyên càng tốt. Đầu tiên, hãy thử trong 15-20 phút; sau đó nâng lên một tiếng, hay thậm chí 90 phút.
Kiểm soát tâm trí của bạn. Đối với nhiều người trong chúng ta, đây là việc khó khăn nhất. Tâm trí vốn dễ xao lãng. Tập để ý khi nào tâm trí của bạn đang “lang thang”, và nhẹ nhàng hướng sự tập trung về nơi bạn muốn. Nếu bạn nhớ ra một số việc nhỏ nhưng quan trọng khi đang tập trung cho việc khác, hãy ghi nó vào sổ tay và quay lại sau. Tương tự với những thông tin bạn muốn tra cứu trên mạng.
Rèn luyện khả năng quản lý sự tập trung sẽ không hoàn toàn loại bỏ sự xao lãng. Kể từ khi bạn nhận ra mình phân tâm và rèn luyện “cơ bắp tập trung”, bạn sẽ dần kiểm soát cuộc sống của mình. Từ đó, bạn có thể cống hiến nhiều hơn cho những điều thật sự quan trọng. Đừng để sự phân tâm làm chệch hướng những khát khao và dự định của bạn. Thay vào đó, hãy kiểm soát sự tập trung để kiểm soát cuộc đời.
Maura Thomas là một diễn giả và huấn luyện viên được giải thưởng quốc tế về năng suất cá nhân và công ty, quản lý sự tập trung và cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Cô từng diễn thuyết tại diễn đàn TEDx, là nhà sáng lập của RegainYourTime và tác giả cuốn sách Personal Productivity Secrets vàWork Without Walls. Cô được vinh danh là một trong Nhà Diễn giả Hàng đầu năm 2018 bởi tạp chí Inc. Magazine.
Trạm Đọc - Readstation
Nguồn: Maura Thomas (Harvard Business Review)
Harvard Business Review (HBR) được xuất bản lần đầu vào năm 1922 – cách đây gần 100 năm. HBR trực thuộc Trường Kinh doanh Harvard (Harvard Business School) danh tiếng. HBR từ lâu được biết đến như một trong những ấn phẩm uy tín hàng đầu dành cho doanh nhân và các nhà quản trị doanh nghiệp. Hiện nay, tổng lượng phát hành hàng năm bằng tiếng Anh của HBR là 300.000 bản. Ấn phẩm được xuất bản với 12 ngôn ngữ như tiếng Trung Quốc, tiếng Đức, tiếng Ý,…
