Ai cũng biết rằng điện thoại không chỉ có hình dạng hấp dẫn mà còn có vô vàn những tiện ích thú vị. Bạn nghĩ nó có vẻ vô hại? Nhưng không! Nó có thể gây ra những hiểu lầm chết người. Người ta có thể sử dụng nó làm một công cụ để lừa gạt. Và nó còn là một động lực kinh tế rất mạnh - hàng triệu đô-la có thể thu được hoặc mất sẽ tùy thuộc vào mức độ hiểu lầm qua điện thoại.
Vậy bạn có biết lí do vì sao đàm phán qua điện thoại lại dễ gây hiểu lầm như vậy không? Vì thiếu sự phản hồi có thể nhìn thấy, nên người ta dễ hiểu lầm qua điện thoại hơn là khi đối diện nhau. Tuy nhiên, việc từ chối qua điện thoại lại khá dễ dàng và diễn ra nhanh chóng hơn. Các cuộc đàm phán qua điện thoại luôn ngắn hơn so với đàm phán trực tiếp. Điều này đúng và cũng dễ giải thích, bởi vì độ dài của cuộc gặp trực tiếp phải thỏa mãn thời gian, đường đi và chi phí đầu tư.
Bên cạnh đó, việc đàm phán qua điện thoại sẽ có tính cạnh tranh và rủi ro lớn hơn. Vì cuộc nói chuyện qua điện thoại tương đối ngắn gọn, thường là không có đủ thời gian cần thiết để chia sẻ thông tin, kinh nghiệm và khám phá sự thỏa mãn các nhu cầu của hai bên. Nhưng lợi thế luôn thuộc về người gọi. Tại sao ư? Bởi khi bạn không phải là người chủ động gọi điện, bạn sẽ nói chuyện với một tâm thế thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng, hoặc tệ hơn là hoàn toàn bất ngờ và chưa chuẩn bị gì. Điều này đồng nghĩa với việc rủi ro trong cuộc đàm phán của bạn càng cao. Do vậy, một nhà đàm phán giàu kinh nghiệm không “đợi nước đến chân mới nhảy” mà thường lường trước hiệu quả hoạt động của mình trước khi tiến hành đàm phán.
Một kinh nghiệm rút ra cho bạn: Hãy là người gọi chứ không phải là người được gọi. Bạn nên lập kế hoạch và chuẩn bị trước khi hành động. Hãy nghĩ đến kết quả bạn muốn và hãy chắc chắn rằng gọi điện là cách tốt nhất để đạt được kết quả ấy. Đồng thời, bạn cũng nên có cớ để thoát khỏi cuộc điện thoại nếu cuộc đàm phán dẫn đến xu hướng có hại cho bạn.
Ngoài ra, rèn luyện khả năng lắng nghe cũng là một kỹ năng cần thiết khi đàm phán qua điện thoại. Lắng nghe hiệu quả đòi hỏi kỹ thuật nhiều hơn là chỉ nghe những từ được chuyển tới. Bạn phải tìm ra ý nghĩa và hiểu được những gì nghe thấy vì ý nghĩa không phải từ những lời nói mà là từ con người.
Đừng quên viết ra bản ghi nhớ thỏa thuận sau khi đàm phán. Đây là một văn bản mà bạn biên soạn sau khi đã giải quyết xung đột hay tranh cãi. Nó trình bày những cam kết của mỗi bên và từ đó hình thành nên cơ sở dàn xếp nhằm mục đích đưa ra cam kết của các bên liên quan.
Bạn có thể tìm hiểu thêm các kiểu đàm phán cũng như những kinh nghiệm giúp bạn đàm phán hiệu quả mọi lúc mọi nơi qua cuốn sách “Bạn có thể đàm phán bất cứ điều gì” của tác giả Herb Cohen.
