Đây là bộ sách đúc kết những giải pháp kinh doanh hiệu quả và thực tiễn nhất cùng những kinh nghiệm quý báu, thiết thực về mọi mặt trong quản lý, kinh doanh của trường đại học danh tiếng nhất thế giới với bề dày hoạt động trên 370 năm.
Để văn bản viết ra mang lại hiệu quả cao nhất, người ta phải tuân thủ những nguyên tắc nhất định. Ví dụ, với người làm báo, trước tiên, các phóng viên – biên tập viên phải trả lời được 6 câu hỏi kinh điển 5W1H. Đó là What? (Cái gì?), Where? (Ở đâu?), When? (Khi nào?), Why? (Tại sao?), Who? (Ai?) và How? (Như thế nào?). Khi viết tin bài, họ phải nhớ nguyên tắc KISS (Keep it short and simple – Viết câu ngắn và đơn giản)…
Trong kinh doanh, người ta thường xuyên phải viết e-mail, thư tín kinh doanh, biên bản ghi nhớ, báo cáo, bản đánh giá công việc… Và để viết những văn bản này vừa nhanh vừa đạt hiệu quả cao, người làm kinh doanh cũng phải nằm lòng những nguyên tắc có thể nói là bất di bất dịch.
May cho chúng ta là có một nhà biên soạn từ điển, nhà nghiên cứu ngữ pháp, luật sư, doanh nhân Mỹ thành đạt đã đúc kết các nguyên tắc khi viết văn bản trong kinh doanh, sau khi đưa ra những ví dụ hết sức cụ thể và sinh động. Ông Bryan Garner đã đào tạo hơn 150.000 luật sư về kỹ thuật viết thuyết phục cũng như soạn thảo hợp đồng, và cho ra đời cuốn sách “Better Business Writing” (NXB Thế giới và AlphaBooks phát hành bản tiếng Việt với tên gọi Viết hay không khó).
Trong Viết hay không khó, tác giả Garner đưa ra những tình huống thực tế đi kèm nhiều giải pháp khác nhau để so sánh hiệu quả của từng giải pháp, sau đó đúc kết thành bài học kinh nghiệm, nguyên tắc khi viết văn bản trong kinh doanh. Ví dụ, viết cho ai, viết để làm gì, viết như thế nào, viết tốc độ, trau chuốt từ ngữ, sử dụng bảng biểu, viết giản dị, tránh thuật ngữ, viết mạch lạc, mô tả sự kiện theo trình tự thời gian, chú ý đến ngữ điệu…
Garner dẫn ra 4 công đoạn viết mà giáo sư Betty Sue Flowers đưa ra với 4 hình tượng dễ nhớ: gã điên – kiến trúc sư – thợ mộc – thẩm phán, rồi đi sâu phân tích và đúc kết cụ thể. “Hãy xem dự án bạn đang viết là một chuỗi nhiệm vụ. Làm gã điên để thu thập và tìm kiếm dữ liệu cho dự án, ghi chú rõ ràng các trích dẫn và nguồn. Động não ngay từ đầu để tập hợp được nhiều ý tưởng hơn. Làm kiến trúc sư sắp xếp các tư liệu của gã điên thành một dàn ý hợp lý. Chắt lọc ý tưởng thành ba mệnh đề chính. Làm thợ mộc viết nhanh nhất có thể mà không cần cân nhắc câu chữ. Cuối cùng, làm thẩm phán chỉnh sửa và đánh bóng từng câu chữ. Kiểm tra nhiều lần và mỗi lần chỉ tập trung vào một yếu tố”.
Ngoài phần lý thuyết, Garner đưa ra những lời khuyên cùng ví dụ cụ thể dễ nhớ, dễ áp dụng. Ví dụ, trong phần Thư tín kinh doanh, ông khuyên độc giả thẳng thắn, lịch sự khi viết thư, viết rõ ràng và thuyết phục, tập trung vào người đọc, đề cập những điều thực sự quan trọng, không vòng vo hay nói nước đôi. “Đừng viết: “Thật vô cùng đáng tiếc khi chúng tôi biết hiện tại, công ty chúng tôi không ở trong tình huống cần phải mở rộng công cuộc chiêu mộ nhân sự”. Hãy viết: “Chúng tôi rất tiếc khi phải nói rằng công ty không tuyển người nữa”.
Viết hay rồi thì cũng cần trình bày một cách thuyết phục, thu hút người nghe, truyền cảm hứng để mọi người hành động. Từ kinh nghiệm làm CEO của tập đoàn Duarte, giảng dạy về nghệ thuật thuyết trình nhiều năm qua, bà Nancy Duarte đã viết cuốn Persuasive Presentations (Trình bày thuyết phục). Cuốn sách 262 trang được chia làm 7 phần tương ứng 7 đối tượng mà bất kỳ người thuyết trình nào cũng phải đề cập, phải cày sâu cuốc bẫm, chăm chút thật tốt nếu muốn gặt hái hoa thơm trái ngọt sau buổi thuyết trình, thậm chí ngay trong lúc trình bày. Đó là khán giả, thông điệp, câu chuyện, phương tiện truyền thông, slide, truyền tải và tác động.
Theo bà Duarte, với khán giả, phải biết phân loại họ theo đặc điểm chính trị, nhân khẩu học, tâm lý học, tổ chức và dân tộc học. Sau đó, tùy từng phân khúc khán giả mà trình bày cho phù hợp. Ví dụ, trước các nhà điều hành cấp cao, trình bày mạch lạc, súc tích, đi thẳng vào vấn đề, bám sát chủ đề, tạo các slide tóm tắt…
Về thông điệp, cần lường trước sự phản đối, khuếch đại thông điệp qua sự tương phản, cân bằng sức hút lý tính và cảm xúc, không dùng biệt ngữ, tạo ra những câu nói nổi bật… Về câu chuyện, áp dụng các nguyên tắc kể chuyện, khiến phần kết có uy lực, bổ sung chất liệu cảm xúc, dùng hình ảnh ẩn dụ làm chất keo dính, tạo ra điều mà khán giả sẽ luôn ghi nhớ… Về truyền tải, lường trước các lỗi công nghệ, chọn tông giọng phù hợp với bài nói chuyện, truyền đạt bằng cơ thể, khiến câu chuyện sống động, tận dụng tối đa phần hỏi-đáp, duy trì sự quan tâm của thính giả từ xa… Về tác động, xây dựng mối quan hệ qua các phương tiện truyền thông xã hội, lan truyền ý tưởng bằng những phương tiện đó, củng cố sau bài nói chuyện…
Trong quá trình viết hay, thuyết trình giỏi, không ít độc giả sẽ gặp rào cản cố tình hoặc vô tình đến từ nhiều người xung quanh, từ lãnh đạo đến đồng nghiệp trong cơ quan, doanh nghiệp. Cuốn sách Office Politics (“Chính trị” nơi công sở) của bà Karen Dillon, cựu biên tập viên của Havard Business Review sẽ giúp người đọc nhanh chóng vượt qua những rào cản ấy.
Dillon phân nhóm thử thách chính trị với sếp thành 5 kiểu: kìm kẹp, khích nhân viên đối đầu nhau, cuồng kiểm soát, ưu ái “đệ ruột” và thờ ơ. Bà phân nhóm thử thách chính trị với đồng nghiệp 5 kiểu: ganh đua, bắt nạt, phe nhóm, cướp công và đồng cấp cũ hay bất mãn.
Với từng kiểu sếp, từng kiểu đồng nghiệp, tác giả đều nêu ví dụ thực tế (ví dụ khảo sát khoa học, trường hợp điển hình), phân tích nguyên nhân sâu xa và đưa ra giải pháp cụ thể kèm ví dụ minh họa. Chẳng hạn, với đồng nghiệp chuyên bắt nạt, nên xem xét dụng ý của họ rồi chủ động hòa giải, tìm kiếm sự an toàn trong số đông, phá vỡ thói quen, chỉ đích danh, đối đầu trực tiếp kẻ bắt nạt, chỉ cần nói không…
Dillon cũng đề cập các thử thách chính trị trong công ty rồi đưa ra các lời khuyên để sống sót trong các hoạt động ngoài công sở và bám trụ qua các kỳ cắt giảm biên chế. Nhưng trong “Chính trị” nơi công sở, vấn đề quan trọng hơn cả là tạo dựng các kỹ năng. Tác giả đã cung cấp 4 nhóm giải pháp rất thiết thực và dễ vận dụng vào thực tế. Đó là: giải quyết mâu thuẫn theo cách xây dựng, tiến hành các cuộc trò chuyện khó khăn, làm việc với những kẻ mình không ưa và củng cố các liên minh.
Nói chung, áp lực nơi công sở luôn hiện hữu, chỉ khác nhau ở cường độ và tần suất xuất hiện mà thôi. Để nhanh chóng vượt qua áp lực, có thể tham khảo những lời khuyên của người trong cuộc, các chuyên gia và CEO thành đạt ở Mỹ, được tập hợp trong cuốn sách Managing Stress At Work (Giải tỏa áp lực).
Đọc xong phần 1, độc giả sẽ hiểu rõ nỗi lo lắng của bản thân đến từ đâu và làm sao để vượt qua. Đọc xong phần 2, sẽ biết cách nhanh chóng khôi phục năng lực bản thân qua việc quản lý năng lượng (thay vì quản lý thời gian), ngủ nghỉ… Đọc xong phần 3, sẽ nắm được bí quyết cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống hằng ngày, trong đó có những phương cách giúp cả vợ lẫn chồng đạt được sự nghiệp riêng mà gia đình vẫn êm ấm vẹn toàn. Đọc xong phần 4, sẽ có động lực tìm kiếm và sử dụng các công cụ giải tỏa áp lực phù hợp với bản thân, như 6 động tác yoga văn phòng dễ dàng thực hiện tại văn phòng mà hiệu quả lại cao không ngờ tới…
HBR Guide 2021 - Bộ Kỹ năng quản lý chuyên sâu dành cho người tự học đích thực là bộ sách mà những nhà quản trị doanh nghiệp cấp trung, những cá nhân đầy tham vọng, ước mơ trở thành nhà quản trị thành công không thể ngó lơ.
