Nếu có một cái tên xuất hiện lặp lại trên bản đồ năm 2025, đó chính là Toyota. Nhà sản xuất đến từ Nhật Bản, dẫn đầu doanh số tại châu Phi, Trung Đông, châu Á, châu Đại Dương và nhiều quốc gia Mỹ Latinh, đồng thời vẫn duy trì vị thế vững chắc tại các thị trường phát triển.
Để đạt được vị thế đó, thương hiệu ô tô đến từ Nhật Bản này đã áp dụng 14 nguyên tắc hướng đến sự hoàn hảo.
Nguyên tắc 1: Thực hiện điều có lợi
Đây là thông điệp nhất quán ở Toyota. Lý thuyết dài hạn này là cột dẫn đường trong việc thực hiện các nhiệm vụ của công ty, tất cả nhằm cung cấp chất lượng và dịch vụ tốt nhất đến khách hàng, nhân viên và những cổ đông của công ty.
Toyota thống nhất xoay quanh việc làm thỏa mãn khách hàng. Họ tin tưởng rằng những khách hàng thỏa mãn sẽ quay trở lại và đem lại nhiều doanh thu hơn thông qua việc giới thiệu. Chính điều này tạo ra giá trị cho khách hàng, xã hội và nền kinh tế.
Một trong những nguyên tắc quan trọng tạo nên thành công của Toyota là nó tồn tại dựa trên nền tảng độc lập và một thái độ “hãy tự mình thực hiện nó”. Điều này được chứng minh khi họ mạo hiểm xâm nhập thị trường xe hơi hạng sang. Họ không mua một công ty đang sản xuất các dòng xe hơi hạng sang, mà tạo ra bộ phận chuyên về xe hạng sang của riêng mình - Lexus - từ con số không để học hỏi và hiểu được cốt lõi của một chiếc xe hạng sang.
Nguyên tắc 2: Tạo ra một dòng quy trình liên tục
Hệ thống sản xuất tinh gọn của Toyota đã cấu trúc lại quy trình làm việc để di chuyển cả các nguyên vật liệu và thông tin nhanh hơn
Để tối ưu hóa sự di chuyển của dòng nguyên vật liệu, Toyota đã giảm quy mô của từng đợt sản xuất và tạo ra những đơn vị sản xuất được nhóm lại theo sản phẩm hơn là theo quy trình. Có sự liên kết chặt chẽ và liên tục giữa dòng quy trình và con người để nếu có xảy ra sự cố, nó có thể được giải quyết ngay lập tức.
Lợi ích của dòng quy trình liên tục/ thống nhất:
- Xây dựng dựa trên chất lượng
- Tạo ra sự linh hoạt
- Tạo ra năng suất cao hơn
- Giải phóng kho bãi
- Cải thiện sự an toàn
- Cải thiện đạo đức
- Giảm chi phí kho bãi.
Nguyên tắc 3: Sử dụng hệ thống kéo
Hệ thống kéo xoay quanh ý tưởng lưu kho theo nhu cầu hằng ngày của khách hàng hơn là một lịch trình cố định của hệ thống. Điều này đòi hỏi một hệ thống linh hoạt dựa trên nhu cầu của khách hàng.
Hệ thống Just-in-Time (JIT) cung cấp cho khách hàng những gì họ muốn và số lượng mà họ cần. Lưu kho nguyên vật liệu dựa trên sự tiêu thụ giảm thiểu công việc trong quy trình và sự xếp hàng ra vào kho. Chỉ lưu kho một số lượng nhỏ mỗi sản phẩm và thường xuyên bổ sung dựa trên những gì mà khách hàng thực sự yêu cầu.
Nguyên tắc 4: Chia đều khối lượng công việc
Một hệ thống sản xuất theo đơn hàng chặt chẽ xây dựng rất nhiều kho, chi phí đầu vào, chất lượng và dịch vụ kém hơn là những vấn đề tiềm ẩn. Để loại trừ vấn đề này, Toyota đã tạo ra một cơ chế cân bằng quy trình sản xuất.
Sự cân bằng sản xuất theo khối lượng và sản phẩm được biết đến như là hejunka. Quy trình không xây dựng sản phẩm theo dòng đơn hàng thực sự của khách hàng, mà lấy tổng số lượng đơn hàng trong một giai đoạn chia đều ra. Điều này giúp cho hàng ngày có một số lượng và chủng loại sản phẩm bằng nhau được sản xuất ra.
Lợi ích của lịch trình cân bằng:
- Sự linh hoạt để sản xuất những sản phẩm muốn khi cần
- Giảm rủi ro của những hàng hóa không bán được
- Cân bằng việc sử dụng nhân công và hàng hóa.
Nguyên tắc 5: Xây dựng văn hóa tự kiểm chứng
Chất lượng cho khách hàng nên là nhân tố định hướng đằng sau triết lý của bất cứ công ty nào. Chất lượng nên được đưa cả vào những quy trình sản xuất của bạn, nhằm cảnh báo sớm, ngăn ngừa các vấn đề lan rộng. Điều này giảm chi phí và hiệu quả hơn là kiểm tra và sửa chữa các vấn đề chất lượng sau khi sản xuất.
Bạn cũng nên xây dựng một hệ thống hỗ trợ có thể giải quyết vấn đề nhanh chóng và tạo ra những tiêu chuẩn đo lường.
Nguyên tắc 6: Tiêu chuẩn hóa công việc
Tiêu chuẩn hóa là nền tảng cho việc cải tiến, sáng tạo, phát triển chất lượng liên tục. Không quy trình nào có thể được cải thiện nếu nó không được tiêu chuẩn hóa.
Chất lượng được đảm bảo thông qua những thủ tục chuẩn để đảm bảo tính thống nhất trong quy trình và sản phẩm.
Song song đó, áp dụng sự chuẩn hóa tức là tìm một sự cân bằng giữa việc cung cấp các quy trình của công ty và trao quyền tự do sáng tạo cho nhân viên.
Nguyên tắc 7: Dùng phương pháp quản lý bằng trực quan
5 chữ S cho việc loại bỏ các hoang phí:
- Phân loại (Sort): Chỉ giữ những gì cần thiết và loại bỏ những gì không cần thiết
- Thông suốt (Straighten): Ghi nhớ rằng, có đủ chỗ cho mọi thứ và mọi thứ sẵn sàng
- Sáng (Shine) hay sạch sẽ: Quy trình vệ sinh thường có dạng kiểm tra để phát hiện những lỗi hay những tình trạng không bình thường có thể ảnh hưởng chất lượng
- Chuẩn hóa (Standardize) hay tạo ra những nguyên tắc: Phát triển các hệ thống và những thủ tục để gìn giữ và kiểm soát 3 quy luật trên
- Gìn giữ (Sustain): Gìn giữ một môi trường làm việc ổn định là một quy trình liên tục của việc cải tiến không ngừng.
Nguyên tắc 8: Chỉ dùng những công nghệ đáng tin cậy
Việc ứng dụng những công nghệ mới phải hỗ trợ cho con người, quy trình và các giá trị của công ty. Nó không được loại bỏ hay thay thế những điều đó. Giới thiệu công nghệ mới sau khi nó được kiểm nghiệm và chứng minh với sự tham gia, tham vấn đến từ nhiều phòng ban trong tổ chức.
Trước khi áp dụng bất cứ công nghệ mới nào. Toyota đầu tiên phân tích ảnh hưởng nó có thể có lên những quy trình hiện tại. Nếu xác định rằng công nghệ mới cộng thêm giá trị vào quy trình hiện tại, họ phân tích công nghệ sâu hơn để xem liệu nó có mâu thuẫn với triết lý và những nguyên tắc hoạt động của công ty. Nếu như nó vi phạm bất cứ nguyên tắc nào, Toyota sẽ loại bỏ công nghệ đó.
Việc giới thiệu công nghệ mới được thực hiện thông qua một quy trình phân tích và lên kế hoạch bởi đội ngũ bao gồm tất cả những người có liên quan trong quy trình, nhằm đảm bảo sự thống nhất đến từng nhân viên và tránh tối đa sự gián đoạn trong quy trình.
Nguyên tắc 9: Phát triển lãnh đạo
Phát triển các lãnh đạo từ bên trong tổ chức hơn là tuyển vào từ bên ngoài.
Toyota không bao giờ săn các vị chủ tịch hay các giám đốc điều hành từ những công ty khác. Thay vào đó, công ty tìm kiếm những nhà lãnh đạo chủ chốt trong nội bộ tổ chức - trong bán hàng, phát triển sản phẩm, sản xuất và thiết kế.
Ở Toyota, các nhà lãnh đạo phải sống và hiểu văn hóa Toyota hàng ngày, và đào tạo cấp dưới hiểu và sống theo phương pháp Toyota.
Nguyên tắc 10: Phát triển cá nhân xuất sắc
Toyota dùng triết lý động viên để khuyến khích và truyền cảm hứng cho nhân viên vươn tới sự hoàn hảo.
Áp dụng thuyết tháp nhu cầu của Maslow, Toyota thỏa mãn nhu cầu về lương, đảm bảo công việc và những điều kiện làm việc an toàn cho nhân viên.
Luân chuyển công việc và những phản hồi nội bộ là những yếu tố tích cực khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên Toyota.
Toyota đặt ra các mục tiêu cụ thể để đo lường và thử thách.
Nguyên tắc 11: Tôn trọng đối tác và nhà cung cấp
Toyota giữ nguyên tắc xem nhà cung cấp như các đối tác trong kinh doanh. Giống như thử thách nhân viên để đạt tới sự xuất sắc, họ cũng thử thách các nhà cung cấp của mình.
Toyota luôn luôn đánh giá nhà cung cấp mới với sự thận trọng, trao cho họ những đơn hàng nhỏ. Tuy nhiên, một khi nhà cung ứng đã được công ty tin tưởng, và chứng minh rằng họ thành thực trong cam kết để đáp ứng tiêu chuẩn của Toyota về chi phí, chất lượng và giao hàng, Toyota sẽ nhận họ vào hệ thống của công ty và truyền đạt cho họ phương pháp Toyota. Những mối quan hệ với nhà cung ứng hay đối tác thường là dài hạn và hiếm khi nhà cung ứng bị thay thế, trừ khi họ thực hiện những hành vi quá đáng.
Nguyên tắc 12: Tự mình chứng kiến để hiểu rõ tình hình
Hãy tự quan sát và xác nhận các thực tế. Ghi nhớ rằng, bạn chịu trách nhiệm cho các báo cáo và thông tin mà bạn cung cấp cho những người khác. Vì thế, cần giải quyết các vấn đề và cải thiện quy trình bằng cách tự mình quan sát và kiểm chứng thông tin, dữ liệu.
Bạn cần suy xét những gì bạn nghe được và những gì mà người khác nói với bạn. Khi bạn tự mình kiểm chứng mọi thứ, bạn sẽ có một cái nhìn tốt hơn về tình hình.
Nguyên tắc 13: Ra quyết định thông qua sự đồng thuận
Đối với Toyota, cách mà bạn đến với một quyết định cũng quan trọng như chất lượng của quyết định. Đừng vội vàng ra quyết định mà không xem xét tất cả các dữ kiện, lựa chọn và tham vấn với những người sẽ bị ảnh hưởng bởi quyết định. Khi bạn đã chọn một giải pháp hay lựa chọn, thực hiện nó nhanh chóng nhưng thận trọng.
Sự xuất sắc của Toyota thể hiện ở chỗ công ty xem xét tất cả các nhân tố (chi phí, chất lượng và các vấn đề, các giải pháp và những người liên quan) trong quy trình.
5 nhân tố quan trọng cần xem xét kĩ càng trong quy trình ra quyết định là:
- Tìm ra điều gì đang thực sự diễn ra
- Hiểu nguyên nhân của vấn đề (hỏi “Tại sao” 5 lần)
- Xem xét một cách rộng rãi các giải pháp lựa chọn và phát triển một lý luận chi tiết cho giải pháp được ưa thích hay được lựa chọn
- Tạo sự đồng thuận với đội ngũ, nhân viên và các nhà cung cấp
- Sử dụng các kênh giao tiếp hiệu quả để truyền phương cách thực hiện từ bước 1 đến bước 4.
Nguyên tắc 14: Không ngừng học hỏi và cải thiện
Hãy xây dựng một quy trình cho việc kiểm soát liên tục và cải thiện liên tục. Một khi bạn đã xác lập một tiêu chuẩn và một quy trình ổn định, hãy dùng những công cụ cải thiện không ngừng nghỉ (như thẻ điểm cân bằng) để tìm gốc rễ của sự thiếu hiệu quả và áp dụng những tiêu chí đánh giá hiệu quả.
Tạo ra một quy trình đòi hỏi ít nhất (hoặc nếu có thể không có) hàng tồn kho. Điều này sẽ làm cho thời gian và những nguồn lực bị phung phí có thể được xác định và sửa chữa.
- Trạm Đọc
- "Hệ sinh thái Toyota" nói về mô hình 4Ps gồm Product – Price – Place – Promotion tương ứng là Sản phẩm, Giá, Địa điểm phân phối, Quảng bá và 14 nguyên lý của Phương thức Toyota.
https://shorten.asia/QFpGuP2b
- “Phương thức Toyota - Câu chuyện về đội nhóm tuyệt mật đã làm bên thành công của Toyota”
Cuốn sách vén bức màn bí ẩn liên quan đến “Phòng điều tra sản xuất” - một đơn vị phụ trách bám sát ở hiện trường sản xuất để tìm tòi, phát hiện ra những điểm có thể cải thiện được. Họ mới chính là những người đóng vai trò linh hồn mang tới thành công cho Phương thức Toyota.
https://shorten.asia/Unurep6V