Ngay cả khi bạn không phải là người ngăn nắp nhất thế giới thì rất có thể bạn đã nghe nói về Phương pháp KonMari. Trong gần một thập kỷ nay, Marie Kondo đã truyền bá ý tưởng một ngôi nhà ngăn nắp có thể thay đổi cuộc sống của bạn và mang lại nhiều niềm vui hơn như thế nào. Sách của cô đã trở thành sách bán chạy nhất trên toàn thế giới và thậm chí nhờ những cuốn sách này, cô còn có một chương trình Netflix riêng. Nhưng phương pháp của cô không chỉ giới hạn ở không gian sống. Bạn cũng có thể sử dụng chúng tại nơi làm việc.

Và hóa ra, toàn bộ công việc dọn dẹp của Kondo đều bắt đầu từ nơi làm việc. Nhiều năm trước, khi làm nhân sự cho một công ty Nhật Bản, cô đã giúp mọi người sắp xếp bàn làm việc và văn phòng. Chuyện này dẫn đến chuyện khác và chẳng bao lâu sau, niềm đam mê dọn dẹp thực sự của cô đã trở thành sự nghiệp của cô. Và cô đã hướng dẫn mọi người áp dụng Phương pháp KonMari tại nơi làm việc của mình, cho dù đó là trong phòng làm việc, văn phòng hay ở nhà. 

Và dưới đây là phần tóm tắt cuốn sách “Dọn dẹp công việc, gọn gàng tâm trí” của Marie Kondo và đồng tác giả là nhà tâm lý học Dr. Scott Sonenshein. 

Bạn có liên tục tìm kiếm các tài liệu quan trọng? Bạn có dành nhiều thời gian để tìm kiếm cây bút yêu thích của mình hơn là sử dụng nó không? Từ “bừa bộn” để mô tả bàn làm việc của bạn có phải hơi nhẹ nhàng không?

Đừng lo lắng. Có một bàn làm việc hoặc văn phòng bừa bộn không có gì là lạ. Nhưng vấn đề lớn hơn là không chỉ khiến bạn trở nên vô tổ chức. Trên thực tế, trong một cuộc khảo sát năm 2011, 90% công nhân Mỹ cho rằng sự bừa bộn có tác động tiêu cực đến động lực, năng suất và hạnh phúc tổng thể của họ.

Thông điệp chính ở đây là: Việc dọn dẹp không gian làm việc của bạn không chỉ đơn thuần là giúp bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm.

Bạn có thể nghĩ rằng thỉnh thoảng dành một chút thời gian để tìm kiếm một tài liệu bị thất lạc không phải là vấn đề lớn. Nhưng nó có thể là vấn đề lớn đó! Hãy nghĩ đến năng suất: các nghiên cứu cho thấy rằng khi chúng ta cộng tất cả thời gian dành để tìm kiếm những thứ bị thất lạc, chúng ta sẽ lãng phí trung bình cả tuần làm việc mỗi năm. Và tất cả năng suất bị mất đồng nghĩa với việc mất tiền. Chỉ riêng ở Mỹ, ước tính mỗi năm có khoảng 89 tỷ USD bị tiêu hao.

Vì vậy, việc dọn dẹp có thể cải thiện năng suất và thu nhập. Nhưng một không gian làm việc gọn gàng cũng có những lợi ích khác mang tính cá nhân hơn.

Nghe có vẻ không hoàn toàn công bằng, nhưng những người có vẻ ngăn nắp và ngăn nắp có xu hướng được sếp đánh giá cao hơn. Điều đó sẽ khiến bạn làm việc chăm chỉ hơn và được sếp đánh giá tốt hơn.

Đó có vẻ là một lý do đủ chính đáng để dọn dẹp, nhưng điều quan trọng là bạn phải tiếp cận việc dọn dẹp với thái độ đúng đắn. Khi mọi người loại bỏ sự bừa bộn và làm cho không gian của họ trông có vẻ ngăn nắp chỉ vì họ được yêu cầu làm như vậy thì việc sự bừa bộn đó xuất hiện trở lại chỉ là vấn đề thời gian.

Phương pháp dọn dẹp của Marie Kondo – Phương pháp KonMari – là sắp xếp lại bản thân theo các mục tiêu và mục đích trong cuộc sống. Vì vậy, nó không chỉ là hiệu quả hơn hoặc năng suất hơn. Khi bạn làm theo các bước này, khu vực làm việc ngăn nắp của bạn sẽ là nơi hiện thực hóa các mục tiêu và khát vọng của bạn. Đây là lý do tại sao những người làm theo phương pháp này sẽ tiếp tục duy trì một môi trường không lộn xộn rất lâu sau khi họ thực hiện những thay đổi đầu tiên.

Marie Kondo cũng chỉ ra một số quan niệm sai lầm thường gặp về việc dọn dẹp. Chẳng hạn, hầu hết mọi người cho rằng việc dọn dẹp là một công việc vất vả, cần thực hiện hằng ngày trong suốt đời. Nhưng sự thật thì có hai loại dọn dẹp: dọn dẹp hằng ngày và lễ hội dọn dẹp. Dọn dẹp hằng ngày đơn giản là đặt những thứ bạn đã sử dụng trong ngày trở lại chỗ cũ và xác định nơi lưu trú cho những thứ mới. Ngược lại, lễ hội dọn dẹp là xem xét lại tất cả mọi thứ bạn sở hữu, đặt câu hỏi liệu từng món đồ có thực sự quan trọng với cuộc sống hiện tại của bạn hay không và sắp xếp lại hệ thống lưu trữ cá nhân. 

Vậy chính xác thì Phương pháp KonMari nổi tiếng là gì? Nói một cách đơn giản, điều đó có nghĩa là loại bỏ bất cứ thứ gì trong môi trường của bạn không thuộc ít nhất một trong ba loại: những thứ khơi dậy niềm vui ngay lập tức, những thứ mang lại niềm vui thiết thực hoặc những thứ sẽ dẫn đến niềm vui trong tương lai.

Đối với việc dọn dẹp những cuốn sách: Nếu bạn khó khăn trong việc đánh giá liệu một cuốn sách cụ thể có mang lại niềm vui hay không, hãy thử đặt cho mình một vài câu hỏi. Ví dụ, bạn đã mua nó từ khi nào? Đã đọc nó bao nhiêu lần? Có muốn đọc nó một lần nữa không? Nếu đó là một cuốn sách bạn chưa đọc, hãy tưởng tượng về khoảnh khắc bạn mua nó. Những kỷ niệm đó có thể giúp bạn quyết định xem bạn còn cần nó hay không.

Đối với việc dọn dẹp giấy tờ: Quy tắc chung cho việc dọn dẹp giấy tờ là hãy cố gắng loại bỏ hết. Hãy bắt đầu bằng việc thu thập tất cả các giấy tờ vào một nơi và xem xét từng loại. Bạn cần kiểm tra nội dung và phân loại theo 3 danh mục: đang chờ xử lý, phải lưu giữ và muốn lưu trữ.

Sau khi sắp xếp sách và giấy tờ, đã đến lúc chuyển sang hai danh mục cuối cùng trong không gian làm việc vật lý của bạn. 

Đối với komono, bạn có thể chia thành các nhóm con gồm:

• Đồ dùng văn phòng (bút, kéo, dập ghim, băng keo…): có thể chia thành 2 loại là đồ sử dụng hằng ngày trên bàn làm việc và đồ tiêu dùng.
• Đồ điện tử (thiết bị kỹ thuật số, dây dẫn, vật dụng điện tử…)
• Komono đặc thù công việc (mẫu sản phẩm, vật liệu nghệ thuật, đồ dùng, phụ tùng..)
• Đồ dùng cá nhân (mỹ phẩm, thuốc, thực phẩm bổ sung…)
• Thực phẩm (trà, đồ ăn nhẹ…)

Hãy bắt đầu bằng cách thu thập tất cả các mục thuộc cùng một nhóm con vào một chỗ và xem xét từng cái một. 

Đối với đồ vật có giá trị tình cảm, hãy thử chụp ảnh trước khi bỏ chúng. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc chụp ảnh những vật dụng có giá trị tình cảm có thể giúp chúng ta dễ dàng từ bỏ chúng.

Ở giai đoạn này của quy trình, bạn chỉ nên có những vật dụng thiết yếu nhất trong không gian làm việc của mình – mọi thứ đều ở nơi được chỉ định riêng. Tác giả khuyên bạn nên sử dụng các ngăn và hộp nhỏ vừa với ngăn kéo để giữ mọi thứ ngăn nắp. Bằng cách này, các thanh USB của bạn có thể có vị trí riêng – riêng biệt nhưng nằm trong cùng ngăn kéo với các thiết bị và thiết bị điện tử khác.

Tại thời điểm này, bàn làm việc của bạn không được có bất kỳ giấy tờ hoặc vật dụng nào. Suy cho cùng, bàn làm việc là nơi làm việc chứ không phải nơi chứa đồ, phải không? Ngoài ra, việc để bàn làm việc của bạn hoàn toàn không có bất kỳ sự bừa bộn nào sẽ là điều tuyệt vời để bạn tiếp cận công việc với một tâm trí rõ ràng, không bị phân tâm và gọn gàng.

Để nắm quyền kiểm soát cuộc sống số của mình, bạn hãy tiếp cận từng phần, bắt đầu với tài liệu số, sau đó đến email và cuối cùng là ứng dụng trên điện thoại thông minh. 

Với tài liệu số: Bạn không cần tạo quá nhiều thư mục. Hãy tạo ra một số thư mục chính để giảm bớt việc phải suy nghĩ nơi lưu trữ hoặc tìm một cái gì đó. Sau đó, bạn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm trong thư mục để tìm ra nhanh chóng những gì mình cần. 

Với email: Nếu bạn thường bị cám dỗ đọc email và trả lời email, hãy lập “giờ làm việc” cho email của mình, để bạn có không gian tận hưởng công việc mà không bị gián đoạn, thậm chí là tắt email trong 30 phút mỗi ngày.

Khi bạn phải đưa ra quyết định liệu có nên giữ một email hay không, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau: 

• Liệu tôi có cần email này để hoàn thành công việc của mình trong tương lai hay không?
• Việc đọc lại email này có mang lại kiến thức, cảm hứng hoặc động lực cho công việc tương lai của tôi không?
• Email này có mang lại niềm vui không?

Với ứng dụng trên điện thoại thông minh: Càng ít ứng dụng, càng ít sự phân tâm. Hãy xem qua từng ứng dụng và đặt các câu hỏi:

• Đầu tiên, hãy tự hỏi: Ứng dụng này có bắt buộc phải có không?
• Tiếp theo, hãy tự hỏi: Ứng dụng này có giúp tôi làm việc tốt hơn không? Dù đó là ứng dụng tăng năng suất hay công cụ quản lý chi phí, hãy giữ lại những ứng dụng giúp bạn làm việc tốt hơn hoặc đưa bạn gần hơn với công việc lý tưởng của mình.
• Cuối cùng, hãy tự hỏi: Ứng dụng này có mang lại niềm vui cho tôi không?

Sau khi đã tinh gọn ứng dụng, bạn cần chia chúng thành các danh mục và sắp xếp chúng trên màn hình điện thoại. 

Cho đến nay, chúng ta đã nói về việc sắp xếp không gian làm việc và các thiết bị kỹ thuật số của bạn. Nhưng để thực sự sắp xếp lại cuộc sống công việc của mình, bạn cần phải nhìn xa hơn môi trường xung quanh mình. Tìm kiếm niềm vui và sự hài hòa trong những việc bạn làm cũng đòi hỏi một lịch trình không lộn xộn và lãng phí thời gian.

Giống như việc bạn có thể dành quá nhiều thời gian cho email, bạn cũng có thể lãng phí cả tuần bằng cách chuyển từ cuộc họp không hiệu quả này sang cuộc họp không hiệu quả khác. Hoặc, có thể bạn thấy mình liên tục quan tâm đến nhu cầu của người khác, khiến bạn có rất ít thời gian cho công việc riêng của mình. Bây giờ là lúc để kiểm soát tất cả hoạt động lộn xộn này.

Marie đã chỉ ra 3 cái bẫy dẫn đến mớ hỗn độn trong các hoạt động, đó là: 

• Cái bẫy của làm việc quá sức cho một kết quả sai lầm.
• Cái bẫy của việc ưu tiên những nhiệm vụ khẩn cấp hơn là những nhiệm vụ quan trọng.
• Cái bẫy của đa nhiệm, làm nhiều việc cùng một lúc. 

Hãy bắt đầu bằng việc sắp xếp tất cả công việc bạn đang làm vào các “danh mục”. Hầu hết mọi người thường phân loại công việc ra thành ba danh mục: nhiệm vụ cốt lõi, nhiệm vụ dự án và nhiệm vụ phát triển. 

Hãy đối mặt với nó, một số cuộc họp là không thể tránh khỏi. Nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta không thể làm điều gì đó để những cuộc họp đó trở nên đáng giá hơn. Nếu bạn thấy một cuộc họp thường kỳ không hiệu quả thì có lẽ những người khác cũng không vui. Vậy tại sao không cùng nhau dọn dẹp các cuộc họp của bạn và khiến chúng vui vẻ hơn?

Để sắp xếp các cuộc họp, Marie đưa ra những lời khuyên sau để bạn có thể thực hiện để giúp cuộc họp hiệu quả gấp đôi chỉ với một nửa thời gian. 

• Hình dung cuộc họp lý tưởng của bạn: Bạn có mô tả cuộc họp lý tưởng của mình là cuộc họp có mục đích và mục tiêu rõ ràng không? Cuộc họp có sự tham gia tích cực của mọi người không? Nó có phải là nơi mọi người lắng nghe, tôn trọng quan điểm của nhau và hòa mình vào không khí vui vẻ không? Cuộc họp có thể đạt được kết quả trong thời gian ngắn không?
• Tổng hợp tất cả các cuộc họp của bạn, gắn thẻ chỉ mục và xem xét: Cuộc họp này có cần thiết cho công việc của mình không? Cuộc họp này có giúp tôi tiến gần hơn tới công việc lý tưởng của mình không? Liệu tôi có đang dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp mà không đủ thời gian để làm việc không?
• Tách những cuộc họp lộn xộn khỏi những cuộc họp không liên quan tới bạn.

Để dọn dẹp nhóm, bạn có thể thực hiện những lời khuyên:

• Hình dung về nhóm lý tưởng
• Tạo nhóm
• Đánh giá nhóm

Tìm kiếm niềm vui trong công việc không chỉ là dọn dẹp môi trường xung quanh bạn. Đó cũng là việc nuôi dưỡng một môi trường làm việc lành mạnh. Mặc dù một số điều này có thể nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể thực hiện phần việc của mình để đảm bảo rằng môi trường của bạn vui vẻ nhất có thể.

Hãy lan tỏa niềm vui đến từ việc dọn dẹp, từng bước một. 

• Hãy để việc dọn dẹp của bạn truyền cảm hứng cho người khác. Dù không thể ép người khác dọn dẹp, nhưng bạn hoàn toàn có thể truyền cảm hứng cho họ bằng cách chia sẻ những gì mình đã đạt được.
• Thể hiện sự quan tâm tới không gian làm việc.
• Trân trọng đồng nghiệp.

Và hãy tạo thêm niềm vui cho không gian làm việc của bạn. Chẳng hạn, bạn có thể: chọn một màu sắc làm chủ đạo để phối hợp các vật dụng trên bàn làm việc; Chọn một bộ phim hoặc câu chuyện yêu thích làm chủ đề trang trí không gian làm việc; Đặt một chậu cây nhỏ trên bàn; Để một bức ảnh gợi ra cho bạn những kỷ niệm vui vẻ… 

Trạm Đọc