Dưới đây là những tips giúp bạn viết email ngắn gọn mà vẫn thể hiện được đầy đủ ý một cách lịch sự, chuyên nghiệp.
Hiện nay có không ít người vẫn chuộng sử dụng những câu văn dài, cụm từ cầu kỳ và kiểu cách. Họ cho rằng như thế thể hiện sự chuyên nghiệp, am hiểu ngữ pháp, trình độ từ vựng phong phú. Tuy nhiên, khi càng viết dài sẽ càng dễ sai. Hơn nữa, hãy nghĩ tới thời gian của đối phương vì môi trường công sở luôn bận rộn.
Hãy tiếp cận vấn đề thẳng thắn và trực diện qua những từ ngữ ngắn gọn.
VD:
nếu: in the event that => if
lặp lại: repeat again => repeat
Những email trao đổi nội bộ nên thực hiện đơn giản: bạn chỉ viết 1 câu ngắn gọn và đối phương cũng có thể trả lời trên một dòng. Điều này càng cần thiết khi cả hai đã làm việc với nhau một thời gian dài.
Trái lại, email với đối tác bên ngoài cần có hình thức trang trọng hơn.
Ưu tiên dùng thể chủ động ngoại trừ khi thông báo tin xấu, khi đặt mình vào vị trí người bị hại.
Tránh sử dụng cấu trúc mệnh lệnh với “must” và “have to”, hãy sử dụng cách diễn đạt lịch sự với “please” và “could you”.
VD: nhấn mạnh lợi ích đối phương
X: You must send us the payment before we can ship your order.
Bạn phải thanh toán trước khi chúng tôi gửi hàng.
O: If you send us the payment, we can ship your order immediately.
Nếu bên bạn thanh toán, chúng tôi có thể gửi hàng đi ngay.
--------------------------
Tìm đọc thêm các hướng dẫn bổ ích về viết email trong cuốn English Business Email do GAMMA phát hành.
GAMMA đem tới các sản phẩm học ngôn ngữ hữu ích và có chất lượng, với các dòng sản phẩm chính gồm: Gamma Test-prep, Gamma Junior (sách tiếng Anh cho học sinh phổ thông). Gamma Gen (sách từ vựng - ngữ pháp, tiếng Anh công sở)...
Mỗi tuần, GAMMA hẹn bạn vào ngày Năm trong chuyên mục THURSDAY WITH GAMMA với những tips học tiếng Anh siêu ngắn - siêu dễ.
