Những việc này bao gồm cuộc họp không mang lại thông tin mới hay quyết định tốt hơn, dự án có ít khả năng hoàn thành và bài thuyết trình được chỉn chu đến tỉ mỉ nhưng thiếu nội dung chất lượng. Trung bình, chúng ta dành ít hơn nửa ngày làm việc cho các nhiệm vụ chính trong công việc, còn phần lớn thời gian lại bị chiếm dụng bởi sự gián đoạn, nhiệm vụ không cần thiết, công việc hành chính, email và cuộc họp. Vậy chúng ta đã trở nên như vậy bằng cách nào?

May mắn thay, tâm lý học đã cung cấp một số câu trả lời. Có ba cái bẫy có thể dẫn đến tình trạng hỗn độn trong các hoạt động: làm việc quá sức cho một kết quả sai lầm, ưu tiên những nhiệm vụ khẩn cấp hơn là những nhiệm vụ quan trọng và cố gắng làm nhiều việc cùng lúc.

Tôi là người đầu tiên thừa nhận rằng sự chăm chỉ thường mang lại kết quả. Thời nhỏ, tôi thấy nhiều phụ huynh thường hào hứng kể về sự thông minh hay tài năng của con cái họ cho người khác. Nhưng cha mẹ tôi không làm như vậy. Thay vào đó, mẹ tôi luôn nhấn mạnh với mọi người rằng tôi là một người chăm chỉ. Cảm giác thật tuyệt vời khi đạt được mục tiêu sau một thời gian nỗ lực hết mình. Nhưng liệu sự nỗ lực của bạn có bị phí phạm vì bạn đang hướng tới những mục tiêu mà mình không coi trọng?

Tại nơi làm việc, chúng ta thường trải qua sự lãng phí nỗ lực này thông qua cái gọi là “làm quá sức”. Hãy tưởng tượng bạn đang tham gia một nghiên cứu. Bạn được mời vào một phòng, nơi phát ra tiếng nhạc du dương. Thật thư giãn. Tuy nhiên, bạn có cơ hội từ bỏ thời gian giải trí này để đổi lấy vài viên kẹo socola. Bằng cách nhấn nút dừng nhạc, thay vào âm thanh khó chịu từ máy cắt gỗ, phút thư giãn sẽ chấm dứt, nhưng bạn sẽ nhận kẹo. Bạn phải ăn viên kẹo này ăn ngay sau khi thí nghiệm kết thúc, không thể chia sẻ hoặc giữ lại cho ngày hôm sau. 

Tôi rất thích socola và chắc chắn sẽ làm một chút việc để có nó. Phần lớn những người tham gia nghiên cứu cũng vậy. Nhưng đây chính là lúc mọi thứ đi lệch hướng. Khi họ bắt đầu đổi lấy socola, việc dừng lại trở nên khó khăn. Khi thí nghiệm kết thúc, mọi người đã làm việc để có thêm nhiều socola hơn so với khả năng tiêu thụ của họ, chứ chưa nói đến việc muốn ăn. 

Điều mà nghiên cứu này cho chúng ta thấy là chúng ta dễ dàng đầu tư nhiều năng lượng vào những việc không thực sự quan trọng. Mọi người không nhận ra mục tiêu thực sự của họ là kiếm đủ socola để thỏa mãn, mà thay vào đó, họ cố gắng kiếm được nhiều nhất có thể. Thay vì dùng thời gian để đổi lấy phần thưởng họ mong muốn, họ tiếp tục làm việc đến khi kiệt sức. Và càng làm quá sức, socola càng trở nên kém hấp dẫn. Họ thậm chí không thể tận hưởng thành quả – hoặc chính xác hơn là socola – của công sức bỏ ra!

Việc kiếm phần thưởng và có tính cạnh tranh là một phần của bản chất con người, nhưng điều đó có thể làm chúng ta dễ đi lệch hướng. Khi quyết định cách sử dụng thời gian, hãy nhớ rằng:

Sống chánh niệm và tự nhận biết được điều chúng ta muốn và mình là ai sẽ giúp bảo vệ chúng ta khỏi cái bẫy đuổi theo những mục tiêu sai lầm mà sau này có thể khiến chúng ta hối hận.

Thay vì dành thời gian tập trung vào công việc tận hưởng niềm vui từ việc hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng, chúng ta lại nhảy từ công việc này sang công việc khác. Điều này khiến chúng ta có ít thời gian để suy nghĩ hay phát triển cá nhân. Nghiên cứu chỉ ra rằng một nửa số hoạt động của một giám đốc diễn ra trong chưa đầy chín phút, gây thiếu hụt thời gian cho việc suy nghĩ sâu sắc. Một người đứng đầu nhà máy trung bình thực hiện tới 583 hoạt động riêng biệt trong một ca làm việc tám tiếng. Những nhân viên cấp trung trung bình chỉ có khoảng hơn 30 phút không bị gián đoạn chỉ khoảng một lần mỗi ngày.

Nếu bạn cũng như đa số người khác, công việc của bạn diễn ra theo chế độ tự động, nhận và hoàn thành các nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp hơn là mức độ quan trọng của công việc. Không lạ khi hơn 50% mọi người thỉnh thoảng cảm thấy quá tải, gây ra lỗi trong công việc, cảm thấy tức giận với nhà tuyển dụng và mất lòng với đồng nghiệp.

Chúng ta thường bị cuốn theo những phản ứng tâm lý, khiến chúng ta tin rằng những công việc càng khẩn cấp thì càng quan trọng, từ đó dẫn đến việc ưu tiên những công việc sai lầm. Hãy phân biệt giữa công việc khẩn cấp và công việc quan trọng. Hai khái niệm này hoàn toàn khác biệt. 

Công việc khẩn cấp là những công việc cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu không, chúng sẽ không thể thực hiện được – như việc tham gia bữa tối với khách hàng vào ngày duy nhất bà ấy có mặt ở thành phố, hỗ trợ đồng nghiệp hoàn thành một dự án đúng hạn hoặc tham dự một cuộc họp định kỳ của đội nhóm. 

Công việc quan trọng mang lại kết quả tích cực lớn nếu thực hiện, hoặc hậu quả tiêu cực nếu bỏ qua. Ví dụ về những công việc này bao gồm việc phát triển bản thân thông qua việc đọc sách và học tập; cải tiến một sản phẩm; và xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp.

Một số nhiệm vụ đồng thời cấp bách và quan trọng, và đa phần chúng ta đều ưu tiên cho chúng – dù đó là việc nộp thuế, trả lời một đề nghị công việc, hay giải quyết một vấn đề khiến khách hàng phẫn nộ. Không hề ngạc nhiên khi chúng ta không coi trọng những việc không cấp bách, không quan trọng – dù đó là việc lướt mạng xã hội một cách vô thức hay mua sắm trực tuyến trong giờ làm việc (ít nhất là hằng ngày).

Vậy thì việc gì xảy ra với những nhiệm vụ cấp bách nhưng không quan trọng, ví dụ như tham dự buổi họp hằng tuần của công ty hay trả lời cuộc gọi từ đồng nghiệp? Hoặc những công việc quan trọng nhưng không cấp bách, ví dụ như lập kế hoạch nghề nghiệp dài hạn?

Hãy dành một phút để suy nghĩ: Bạn sẽ làm gì hôm nay? Có lẽ là những công việc cấp bách.

Có một lý do khiến chúng ta thường ưu tiên các công việc cấp bách hơn công việc quan trọng. Việc quan trọng thường khó khăn hơn để hoàn thành so với những công việc cấp bách và nó đặt ra một rào cản khi bắt đầu. Công việc cấp bách mang lại phần thưởng ngắn hạn, khiến chúng trở nên hấp dẫn hơn để bắt đầu và dễ chịu hơn khi hoàn thành. Nếu bạn muốn cảm thấy tốt – ít nhất là trong ngắn hạn – việc hoàn thành một công việc cấp bách là hợp lý. Tuy nhiên, trong dài hạn, bạn có thể không thực hiện được những công việc quan trọng đối với sự nghiệp và công ty của mình.

Chúng ta cũng thường bị lôi kéo tập trung vào các công việc cấp bách thông qua những thời hạn nhân tạo. Có rất nhiều việc “cấp bách giả tạo” trong công việc. Khi một đồng nghiệp hoặc khách hàng yêu cầu bạn phản hồi trong vòng một tuần, bạn có từng tự hỏi nguồn gốc của thời hạn một tuần đó không? Thường thì mọi người đặt ra nó một cách tùy tiện. Hãy kiểm tra lại để đảm bảo rằng đó thực sự là thời hạn cuối cùng.

Khi chúng ta nghĩ rằng mình đang bận rộn với những việc khác, kể cả khi thực tế không có gì để làm, chúng ta càng dễ bị dồn vào tình trạng cấp bách giả tạo. Với quá nhiều việc phải làm và bây giờ lại có một thời hạn gấp trước mắt, ai có thời gian để tìm hiểu công việc “quan trọng” nào nên hoàn thành trước tiên?

Chắc hẳn bạn và tôi đều từng gặp những người tự hào về khả năng đa nhiệm của mình. Họ thường nhanh chóng kể về sức mạnh phi thường này đã cho phép họ vượt qua mọi nhiệm vụ – tất cả cùng lúc. Thực ra, tôi từng rất ghen tị với họ. Tôi từng tưởng tượng, sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nếu tôi cũng có thể làm được hai việc cùng một lúc. Thế nhưng, điều tôi chưa nhận ra lúc ấy là khi họ thực hiện hàng loạt nhiệm vụ cùng lúc, không có công việc nào trong số đó được hoàn thành tốt. 

Khi trở thành một nhà tâm lý học tổ chức, tôi đã phát hiện ra một bí mật nhỏ: trái với những gì chúng ta vẫn nghĩ, những người đa nhiệm có xu hướng thuộc nhóm người làm việc kém hiệu quả nhất. 

Bộ não chỉ có thể tập trung xử lý số lượng vấn đề nhất định trong một thời điểm. Khi cố gắng làm quá nhiều, bạn sẽ không thể hoàn thành tốt bất cứ nhiệm vụ nào.

Trái với niềm tin phổ biến, đa nhiệm không phải là việc thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Thay vào đó, đa nhiệm thường liên quan đến việc chuyển nhanh từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác mà không đạt hiệu suất cao. Do không tập trung vào nhiệm vụ hoặc không thể chuyển đổi giữa các nhiệm vụ một cách hiệu quả, những người đa nhiệm thường mắc phải nhiều lỗi. Theo thời gian, đa nhiệm dẫn đến sự nhầm lẫn trong việc ưu tiên các hoạt động. Như việc sa vào bẫy cấp bách, những người đa nhiệm thường chỉ tập trung vào công việc đang hiện hữu trước mắt họ thay vì những công việc quan trọng hơn cho mục tiêu dài hạn. Khi độ khó của công việc tăng lên, hạn chế của việc đa nhiệm cũng ngày càng lớn.

Nếu đa nhiệm khiến ta làm việc kém năng suất hơn, vậy tại sao mọi người vẫn tiếp tục làm? Các “nhà đa nhiệm" thường tiếp tục không phải vì họ thật sự giỏi điều đó mà vì khó khăn trong việc chống lại sự phân tâm và tập trung vào một công việc duy nhất. Vì thế, họ cố gắng bù đắp bằng cách thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Đừng bao giờ tin vào quan niệm sai lầm rằng những người đa nhiệm là những người lao động năng suất hơn và tất cả mọi người đều nên hướng đến việc bắt chước họ. Hoàn toàn vô lý. Việc thực hiện nhiều công việc một cách kém hiệu quả chắc chắn không phải là lộ trình dẫn đến năng suất. 

- Trích sách: "Dọn dẹp" công việc, gọn gàng tâm trí