Ranh giới giữa kiên trì và làm phiền rất mong manh: Bài học vỡ lòng về cách viết email cho người bận rộn
Ranh giới giữa kiên trì và làm phiền rất mong manh: Bài học vỡ lòng về cách viết email cho người bận rộn
Viết email cho người bận rộn, người nổi tiếng,... như nào để đạt được mục đích mà không gây phiền hà?

Hội trường buổi hội thảo tại San Francisco chật cứng người. Trong tầm mắt, tôi có thể nhìn thấy hàng trăm người trẻ tuổi mặc áo trùm có mũ đang ngó nghiêng tìm kiếm chỗ ngồi. Khi tới gần hơn, tôi thấy rất nhiều người đang kẹp cuốn Tuần làm việc bốn giờ trong tay. Ruột tôi quặn thắt khi nhận ra thực tế hiển nhiên: Tôi không phải là người duy nhất ở đây muốn tiếp cận Tim Ferriss. 

Có lẽ phải đến 99% dân số thế giới chưa từng nghe đến tên anh ấy. Nhưng với một nhóm nhỏ nhất định, và có lẽ là tất cả mọi người ở sự kiện này, tên tuổi của Tim Ferriss có khi còn vang dội hơn cả Oprah Winfrey. 

Không muốn đặt cược bất cứ thứ gì vào vận may, tôi rảo bước dọc lối đi, cố gắng tìm kiếm một chỗ ngồi gần nhất để có thể tiếp cận Ferriss sau khi anh ấy diễn thuyết. Có một chỗ trống ở gần bậc thang dẫn lên sân khấu, ngoài cùng bên cánh phải. Sau khi tôi ngồi xuống, ánh đèn mờ dần báo hiệu sự kiện bắt đầu – và Tim Ferriss bước lên sân khấu từ phía cánh trái. 

Tôi điên cuồng đảo mắt nhìn căn phòng thêm một lượt. Tôi chạy xuống cuối hội trường để cố gắng có một tầm nhìn thuận lợi hơn, và tôi thấy nó: nhà vệ sinh ở cánh trái sân khấu. 

Tôi rón rén lẻn vào nhà vệ sinh nam và giấu mình trong một buồng. Núp bên cạnh bệ toa-lét, tôi ghé sát tai vào bức tường đá hoa, lắng nghe bài phát biểu của Ferriss để chọn thời điểm lộ mặt thích hợp. Tôi tiếp tục dán người lên tường, mùi khai xộc thẳng vào mũi. Năm phút trôi qua... rồi 10 phút... cuối cùng thì 30 phút sau, tôi nghe tiếng vỗ tay. 

Tôi chạy ù ra khỏi nhà vệ sinh, và thấy anh ấy đang đứng đó, một mình, chỉ cách tôi đúng hai bước chân. Một lần nữa, vào lúc tồi tệ nhất, Ngại ngùng lại thít chặt cổ họng tôi. Trong cơn quẫy đạp tuyệt vọng để phá vỡ trói buộc của Ngại ngùng, tôi thò tay vào túi lấy ra tấm phiếu quà tặng rồi dí vào mặt Ferriss. 

“Ồ,” anh ấy giật mình lùi lại. Anh ấy liếc nhìn tấm phiếu. “Tuyệt vời! Làm sao cậu biết về DonorChoose? Tôi ở trong ban cố vấn của tổ chức này đấy.” 

À, chuyện hiển nhiên khỏi phải nói. 

Ngại ngùng nhanh chóng nới lỏng dây trói và tôi kể với Ferriss về sứ mệnh của mình. Tôi nói tôi hy vọng được phỏng vấn mọi vĩ nhân từ Bill Gates và Lady Gaga đến Larry King và Tim Ferriss. 

“Hay ho thật,” anh ấy nói vậy khi tôi nhắc đến tên anh. 

“Em thực sự nghiêm túc,” tôi đưa tay vào túi còn lại và lấy ra tập giấy in lại những email tôi viết cho anh ấy. “Em đã email trợ lý của anh hàng tuần liền.” 

Ferriss nhìn tập giấy và phá lên cười, chúng tôi nói chuyện suốt mấy phút liền về sứ mệnh tôi đặt ra cho bản thân. Cuối cùng, anh ấy nắm chặt vai tôi và nói sứ mệnh của tôi quả thật rất tuyệt. Anh ấy đúng là quá tử tế. Ferriess nói rằng anh ấy sẽ suy nghĩ và trả lời tôi sau vài ngày nữa. 

Nhưng khi trở về nhà, vài ngày nhanh chóng trở thành vài tuần, còn tôi vẫn không nhận được lời hồi đáp từ Tim Ferriss. 

Điều tôi không hề biết là Ferriss đã trả lời thư mời phỏng vấn đầu tiên của tôi từ một tháng trước và gửi lời tới CEO của DonorChoose là: “Cảm ơn, nhưng tôi từ chối.” Tôi đoán ngài CEO không muốn báo tin buồn cho tôi, thế nên tôi không hay biết việc này cho đến tận vài năm sau. 

Tôi lại tiếp tục gửi email cho trợ lý của Ferriss, hy vọng nhận được hồi âm. Các sách kinh doanh đều cho rằng kiên trì là chìa khóa của thành công, vì thế tôi cứ viết hết email này đến email khác, tổng cộng, tôi đã gửi đi 31 bức. Khi những bức email ngắn không nhận được hồi âm, tôi chuyển sang gửi một bức thư dài đến 9 đoạn. Tôi viết một bức khác và nói với trợ lý của Ferriss rằng phỏng vấn với tôi “sẽ là một trong những khoản đầu tư thời gian tốt nhất mà Tim từng thực hiện trong một tiếng”. Tôi cố duy trì thái độ tích cực và biết ơn, luôn kết từng bức thư với câu: “Xin cảm ơn trước!” Nhưng dù cho tôi có cố gắng dùng từ ngữ nhã nhặn thế nào, mọi thứ cũng đều hoài công vô ích. Sau cùng, tôi nhận được một email từ cánh tay phải của Ferris, nói rằng sếp của anh ấy sẽ không nhận lời phỏng vấn với tôi trong thời gian sắp tới và chưa chắc sẽ đồng ý phỏng vấn dù có thời gian. 

Tôi không tài nào hiểu được mình đã làm sai điều gì. Ferriss đã nắm chặt vai tôi. Tôi cũng có “tay trong” của mình. 

Nếu tôi thậm chí không thể tiếp cận Tim Ferriss thì làm sao tôi có thể tiếp cận nổi Bill Gates? 

Tôi tiếp tục gửi thư cho trợ lý của Ferriss, hy vọng có thể thay đổi điều gì đó. Và một ngày, gần như ngoài mong đợi, Ferriss bỗng dưng đồng ý. Anh ấy không chỉ đồng ý mà còn muốn cuộc phỏng vấn diễn ra ngay ngày hôm sau trên điện thoại. Tôi gần như nhảy cẫng lên và reo mừng: “Kiên trì! Thành công rồi!” 

Rất lâu sau, khi mọi việc đã trở thành dĩ vãng, tôi mới biết lý do thực sự khiến Ferriss đồng ý. Anh ấy gọi điện cho CEO của DonorChoose và hỏi xem tôi có bị điên hay không. May thay, câu trả lời của vị CEO là mặc dù bề ngoài trông có vẻ thô lỗ, nhưng thực ra tôi là người tử tế. Và điều đó khiến Ferriss đồng ý. Nhưng lúc đó tôi không hề biết, nên tôi hoàn toàn tin rằng dù gặp phải bất cứ điều gì, kiên trì sẽ là câu trả lời cho mọi vấn đề. 

Chưa đầy 24 tiếng sau, tôi được nói chuyện điện thoại với Tim Ferriss. Sổ ghi chép của tôi đầy ắp câu hỏi, và không có gì ngạc nhiên khi câu hỏi đầu tiên là về sự kiên trì. Tôi đã đọc một giai thoại ngắn trong Tuần làm việc bốn giờ rằng Ferriss có được công việc đầu tiên sau khi tốt nghiệp bằng cách gửi email cho CEO của một công ty mới khởi nghiệp ngày này qua ngày khác cho đến khi được nhận vào làm. Tôi rất muốn biết toàn bộ câu chuyện là như thế. 

“Không phải một-hai-ba, ú òa rồi cậu được tuyển,” Ferriss nói. Vào học kỳ cuối của năm cuối đại học, Ferriss đã thực hiện dự án tốt nghiệp ở công ty đó để xây dựng quan hệ với vị CEO, người được mời làm khách mời trong một giờ học. Nhưng khi lấy hết can đảm để xin được làm việc cho công ty, anh đã bị từ chối. Ferriss tiếp tục gửi email cho CEO. Sau hàng chục lần nhận được từ chối, Ferriss quyết định dùng đến lá bài cuối cùng. Anh gửi email cho CEO nói rằng anh sẽ “ở gần đó” vào tuần tới – mặc dù trên thực tế anh đang ở New York còn vị CEO đó thì sống ở San Francisco – và nói rằng nếu anh có thể ghé thăm công ty thì thật tuyệt. “Cũng được,” vị CEO trả lời. “Tôi có thể gặp cậu vào thứ Ba.” 

Ferriss mua một vé máy bay trong ngày, bay tới California và đến văn phòng công ty từ sớm để chuẩn bị cho buổi hẹn. Một trong những vị giám đốc khác của công ty hỏi anh: “Vậy là cậu sẽ thôi không quấy rầy chúng tôi cho đến khi chúng tôi giao việc cho cậu phải không?” 

“Đúng vậy,” anh nói, “nếu như ông đã nói theo cách đó.” Anh ấy được nhận việc – và dĩ nhiên là trong bộ phận bán hàng. 

“Điều quan trọng phải ghi nhớ là,” Ferriss nói với tôi, “tôi chưa từng cư xử lỗ mãng cũng như không liên tục quấy rầy họ. Tôi không hề gửi email cho họ đến sáu lần một tuần.” 

Ferriss đổi giọng, như thể đang ám chỉ điều gì đó, nhưng xấu hổ thay, tôi không hiểu ý anh ấy. Nhưng tôi có thể cảm nhận điều gì đó sai sai vì giọng nói của anh khiến đầu tôi đau đớn như thể vừa bị ai thụi một cú. 

“Anh nghĩ cái ranh giới mong manh đó nằm ở đâu?” tôi hỏi. 

“Khi cậu cảm thấy mình đang quấy rầy ai đó, cậu cần phải dừng lại.” Phát đánh đầu tiên. “Cậu cần phải lịch sự và biết rằng, nếu cậu gửi email cho một người như vậy, cậu cần phải khiêm tốn.” Lại thêm một nhát. “Ranh giới giữa kiên trì làm phiền rất mong manh.” Một cú đấm móc. 

Nếu có nhiều kinh nghiệm phỏng vấn hơn, tôi nghĩ mình nên hỏi sâu hơn để hiểu Ferriss đang thực sự muốn nói gì với mình. Nhưng thay vào đó, tôi lại chọn giải pháp an toàn là nhìn vào sổ ghi chép và tìm kiếm một chủ đề mới. 

“Làm cách nào để anh giành được tín nhiệm trước khi trở thành một tác giả nổi tiếng?” 

“Ồ, làm tình nguyện cho các tổ chức thích hợp là một cách dễ dàng để giành được sự tín nhiệm,” Ferriss nói. 

Giọng của anh nhẹ nhàng hơn, và cũng khiến tôi thư giãn hơn. Ferriss giải thích rằng khi còn là một nhân viên non trẻ, anh làm tình nguyện ở Hội Doanh nhân Khởi nghiệp Thung lũng Silicon, nơi anh được tham gia tổ chức nhiều sự kiện lớn, nó cho anh một lý do chính đáng để gửi email cho những người thành công. Thay vì nói rằng: “Xin chào, tôi là Tim Ferris, sinh viên mới tốt nghiệp,” anh có thể nói: “Tôi là Tim Ferriss, nhân viên tổ chức sự kiện của Hội Doanh nhân Khởi nghiệp Thung lũng Silicon.” Danh xưng chính thống đó tạo nên một sự khác biệt lớn. 

“Bước thứ hai là viết và được đăng bài trên các ấn phẩm lớn,” anh nói tiếp. “Có thể đơn giản chỉ là một bài hỏi đáp với ai đó – phỏng vấn và đăng tải bài viết trên các trang mạng cộng đồng.” 

Nói cách khác, Ferriss không gây dựng sự tín nhiệm một cách ngẫu nhiên, mà mượn nó bằng cách kết nối bản thân với các tổ chức hoặc ấn phẩm có tên tuổi. Cụm từ “tín nhiệm vay mượn” cứ lởn vởn trong đầu tôi. 

Khi Ferriss bắt tay vào viết cuốn sách Tuần làm việc bốn giờ, anh nói, anh chưa từng có kinh nghiệm về xuất bản, vì thế anh gửi email ngẫu nhiên cho những tác giả mà mình không quen biết để xin lời khuyên. Anh nói việc đó rất hiệu quả, vì vậy tôi hỏi anh về kỹ năng gửi email ngẫu nhiên. 

Ferriss nói: “Cấu trúc chung của các email mà tôi gửi cho một người bận rộn như sau: 

Ông/bà kính mến, 

Tôi biết ông/bà thực sự rất bận rộn và nhận được rất nhiều email, vậy nên bức email này sẽ chỉ tốn 60 giây để đọc. 

[Đây là chỗ cậu giới thiệu bản thân: thêm một hoặc hai dòng để tạo sự tín nhiệm.] 

[Đây là chỗ cậu đặt những câu hỏi thật cụ thể.] 

Tôi hoàn toàn hiểu rằng ông/bà quá bận để trả lời thư, nhưng thậm chí chỉ một hay hai dòng trả lời cũng khiến tôi có một ngày tuyệt vời rồi. 

Chúc ông/bà những điều tốt lành nhất, Tim” 

Ferriss đã cho tôi lời khuyên mà tôi đang thực sự mong mỏi. Anh bảo tôi đừng bao giờ gửi email cho ai đó và mời họ “nói chuyện điện thoại”, “uống cà phê”, hay “xin phỏng vấn”. 

“Hãy trực tiếp hỏi điều cậu cần trong email,” anh nói. “Có thể rào trước với một câu đơn giản như: ‘Tôi muốn thảo luận một vấn đề đại loại như thế này. Ông/bà có sẵn lòng thảo luận với tôi không? Tôi nghĩ một cuộc điện thoại sẽ thuận tiện hơn, nhưng nếu ông/bà muốn, tôi cũng có thể hỏi vài câu hỏi trực tiếp qua email.’” 

“Và đừng bao giờ viết những câu kiểu như: ‘Đây là việc phù hợp hoàn hảo với ông/bà,’ hay ‘Ông/bà sẽ thực sự thích việc này vì tôi biết điều này hay điều kia về ông/bà.’ Đừng sử dụng những từ ngữ mang tính tuyệt đối hay phóng đại bởi vì...” – anh bật cười, nghe dường như khá mỉa mai, “họ chẳng biết gì về cậu và cậu nào có khả năng quyết định cái gì là phù hợp với họ.” 

“Tôi cũng sẽ không kết thúc thư với những cụm từ như ‘Xin cảm ơn trước!’ Nghe khó chịu và ngạo mạn làm sao. Hãy làm ngược lại và nói ‘Tôi biết ông/bà rất bận, vì vậy tôi cũng hiểu nếu ông/bà không thể trả lời thư.’” 

“Và dĩ nhiên, cậu phải chú ý tần suất gửi email của mình. Đừng gửi email quá nhiều. Việc đó thực sự...” – anh thở dài một hơi, “không khiến người khác thấy vui vẻ.” 

Khi ấy, tôi thực sự không hiểu Ferriss đang cố gắng cứu tôi thoát khỏi chính mình như thế nào. Hơn một năm sau, khi lục lại những email cũ, tôi vô tình bắt gặp những tin nhắn tôi đã gửi cho trợ lý của Ferriss. Đến lúc ấy, tôi mới nhận ra mình ngu ngốc thế nào. 

“Được rồi, anh bạn,” Ferriss nói khi cuộc phỏng vấn tiến vào hồi kết. “Tôi phải đi rồi,” anh nói tạm biệt rồi gác máy. 

Một phần trong tôi ước mình có thể quay lại thời gian đó, tát tỉnh cái tôi của tuổi mới lớn và giải thích chuyện gì vừa mới xảy ra. Giả sử lúc đó tôi học được bài học này, mọi chuyện hẳn đã khác xa khi tôi gặp Warren Buffett ở Omaha.

Trích đoạn bạn vừa đọc nằm trong cuốn Kẻ Khôn Đi Lối Khác - một cuốn sách vô cùng giá trị, ghi lại hành trình đi tìm câu trả lời cho câu hỏi "Những người thành công đã đi những bước đi đầu tiên như thế nào?" của một chàng sinh viên người Mỹ, để từ đó đúc kết lại những hướng dẫn thiết thực cho các bạn trẻ mới vào đời.

 

Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm về review cuốn sách tại đây và nhận mã giảm giá thêm 10% "doccungtram" khi mua sách tại link sau: https://shop.alphabooks.vn/ke-khon-di-loi-khac-p20148881.html

Trạm Đọc trích dẫn

Tags: