Bill Gates cũng là một doanh nhân quyền lực nhưng lại thường đưa ra những bài thuyết trình tương phản với sự tối giản về mặt hình ảnh và hiện đại của Steve Jobs. Những bài phát biểu của ông trong những năm 2007-2010 có phong cách rất giống những bài thuyết trình sử dụng slide như ngày nay, với quá nhiều gạch đầu dòng, hình ảnh lộn xộn, nhiều chi tiết thừa, sự ưu tiên giao tiếp bằng hình ảnh yếu. Đó cũng chính là những đặc điểm khiến khán giả thấy nhàm chán, giống như muốn đuổi họ đi.
Thế nhưng những năm qua, hình ảnh được sử dụng trong bài thuyết trình của ông tại TED và Quỹ Gates đã được cải thiện đáng kể.
Cuốn sách “Thiết kế slide theo phong cách thiền” của Garr Reynolds đã chỉ ra những bước, những kỹ năng bạn cần áp dụng, ghi nhớ để cải thiện cũng như chuẩn bị để có được một bài thuyết trình hoàn hảo, hiệu quả và được đánh giá cao. Dưới đây là một số gợi ý từ tác giả.
Sự chuẩn bị
Bạn cần xác định được ý tưởng, nội dung bài thuyết trình. Không quan trọng bằng công cụ gì, đôi khi có thể chỉ là giấy và bút, hoặc một vài tờ giấy nhớ, nhưng hãy chắc chắn bạn đã lập kế hoạch để trình bày thông điệp cốt lõi. Hãy xác định thời gian, địa điểm, số lượng khán giả, mục tiêu hướng đến của bài thuyết trình, và quan trọng nhất là thông điệp cốt lõi của bạn là gì... càng cụ thể rõ ràng, bạn càng có sự chuẩn bị tỉ mỉ hơn.
Với những bài thuyết trình mang tính phức tạp, nhiều số liệu, bạn nên dành thời gian để chuẩn bị cho khán giả một bản tài liệu phát tay (handout), những thông tin cụ thể sẽ thay bạn giải thích cho biểu đồ, hình ảnh và các luận điểm liên quan. Và tất cả những gì có trên màn chiếu sẽ là slide đơn giản và dễ hiểu
Với những bài thuyết trình mang tính phức tạp, nhiều số liệu, bạn nên dành thời gian để chuẩn bị cho khán giả một bản tài liệu phát tay (handout), những thông tin cụ thể sẽ thay bạn giải thích cho biểu đồ, hình ảnh và các luận điểm liên quan. Và tất cả những gì có trên màn chiếu sẽ là slide đơn giản và dễ hiểu.
Có sáu nguyên tắc ngắn gọn bạn nên ghi nhớ khi trau chuốt các ý tưởng và thông điệp cho bài thuyết trình hoặc bất kỳ một hình thức giao tiếp nào: đơn giản, bất ngờ, cụ thể, đáng tin, cảm xúc và câu chuyện.
Hãy phác thảo nên một câu chuyện đầy logic, được kết hợp tỉ mỉ giữa ý tưởng và cảm xúc, nó sẽ khơi lên năng lượng và cảm xúc của người nghe, và sẽ khiến họ ghi nhớ rất dễ dàng.
Sau đó hãy biên tập lại, bạn cần đặt khán giả lên trước và biên tập sao cho bài nói của bạn tuy ngắn nhưng vẫn có thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Hãy loại bỏ những phần không cần thiết với luận điểm tổng thể. Hãy luôn hướng về sự đơn giản, dễ hiểu nhưng không hề qua loa đại khái.
Thiết kế slide
Bạn cần đạt được sự cân bằng trong thiết kế - Sử dụng thông minh các khoảng trống. Phải xác định được đâu là điểm quan trọng nhất, có xuất phát điểm rõ ràng, có thể định hướng người xem đi qua hết bản thiết kế.
Cả Steve Jobs và Bill Gates đều sử dụng slide để thuyết trình trong nhiều năm, nhưng hiệu quả đem lại không giống nhau. Sự khác biệt lớn nhất ở đây là Steve Jobs sử dụng rất nhiều hình ảnh cho bài nói, chúng là trợ thủ đắc lực giúp ông kể chuyện, giúp ông tương tác một cách rất tự nhiên và chủ động. Còn với Bill Gates, các slide có tính thẩm mỹ thấp, nhiều chi tiết rườm rà và thừa thãi, đôi khi chỉ mang tính chất trang trí thậm chí làm rối rắm thêm vấn đề. Dù Bill là một trong những người nổi tiếng nhất hành tinh. Nhưng những bài thuyết trình của ông hiếm khi được thiết kế đơn giản (mặc dù các chủ đề không quá phức tạp), hình ảnh lộn xộn, và được trình bày trừu tượng với ít sự hài hước bất ngờ.
Nên xác định lúc nào không cần sử dụng slide. Với những cuộc gặp mặt, buổi thảo luận các vấn đề hoặc đi vào chi tiết thì slide với gạch đầu dòng sẽ không phải là sự lựa chọn hay. Steve Jobs nói: “Tôi ghét cách mọi người sử dụng các bài thuyết trình bằng slide thay vì suy nghĩ”. Các cuộc họp hiệu quả là khi dành thời gian để thảo luận và phân tích vấn đề, chứ không phải lướt qua một loạt slide.
Khi muốn nâng độ đáng tin cậy cho phần kết luận của bài nói, bạn nên sử dụng những nguồn tham khảo tốt. Có thể là những câu trích dẫn từ chuyên gia, tác giả, các lãnh đạo trong ngành. Hãy lồng ghép một câu trích đơn giảm vào câu chuyện để ủng hộ cho quan điểm của bạn, hoặc lấy nó làm tiền đề cho chủ đề tiếp theo. Và luôn nhớ những câu trích dẫn cần ngắn gọn.
Mở rộng vấn đề bằng cách đơn giản hóa. Bạn không cần phải tự tay thiết kế hình ảnh theo ý của mình, mà nên học hỏi cách thuyết trình phối hợp hình ảnh với từ ngữ bạn đã có, nghệ thuật đó được gọi là “nghệ thuật tối giản” của truyện tranh. Bạn cần mạnh tay cắt giảm những phần thừa khỏi bài thuyết trình, từ nội dung cho đến hình ảnh. Steve Jobs tập trung hầu hết vào các vấn đề kinh doanh. Khi chia sẻ về các sản phẩm, có nghĩa rằng bạn thường phải từ chối nhiều thứ. Và hầu hết các bài thuyết trình thất bại đều chỉ vì có quá nhiều thông tin và trình bày lộn xộn, không có sự thu hút. Vốn dĩ không có một định nghĩa đầy đủ cho “thuyết trình trực tiếp sử dụng slides” nhưng một bài thyết trình có thể đạt tới mức độ hiệu quả cao, hay được đánh giá là tuyệt vời khi có những slide được tạo nên bởi những hình ảnh được đặt cạnh nhau, có trình tự, được thiết kế để “truyền tải nội dung và/hoặc dể tạo ra một phản ứng thẩm mỹ”. Mục đích của đơn giản vốn là để tiết kiệm thời gian, dù đơn giản không hề dễ. Vì vậy hãy chia sẻ những thứ tối quan trọng với người nghe, dù cho bước chuẩn bị cho một bài thuyết trình đầy ý nghĩa đó có thể cần 20 giờ, nhưng nếu bạn có thể tiết kiệm dù chỉ vài phút nhưng cho 100 khán giả thì bạn đã phát đi một thông điệp rất đáng nhớ cho mọi người.
Trình bày
Một người thuyết trình giỏi là người hoàn toàn đắm mình trong giây phút bạn trình bày đó, hãy toàn tâm toàn trí vào nó. Giống như thiền, đó gọi là nghệ thuật chú tâm, liên quan đến hiện tại - ý thức về thời điểm cụ thể. Ai cũng có thể đạt được trạng thái chú tâm, nhưng đạt được nó cũng không dễ. Hãy làm tâm trí trống rỗng bằng cách quên đi những áp lực và kỳ vọng của bạn, thay vào đó là luyện tập, đặt hết nỗ lực vào giai đoạn chuẩn bị và nắm rõ tài liệu.
Hãy tạo ra sự kết nối với khán giả ngay từ đầu của buổi thuyết trình bằng cách nắm bắt lấy sự chú ý của họ. Khiến bài thuyết trình mang tính cá nhân, tiết lộ điều gì đó bất ngờ hoặc đi ngược lại với những gì mọi người kỳ vọng. Thu hút sự chú ý của mọi người bằng cách giới thiệu thứ gì đó mới mẻ, gây bất ngờ sẽ khiến khán giả bị cuốn hút trước những điều họ chưa biết.
Ngoài ra sự hài hước cũng là một lợi thế cho bạn. Với Steve Jobs, ông luôn sử dụng khiếu hài hước và tự tin khi bước lên sân khấu, điều đó vừa là thể hiện cá tính nhưng vẫn giữ được sự khiêm tốn và thân thiện của mình. Khi khán giả bị cuốn hút trước sự tự tin, họ sẽ chú ý đến nội dung của bài thuyết trình.
Lời cuối cùng
Học để trở thành một nhà thuyết trình xuất sắc là một cuộc hành trình dài. Và slide vốn chỉ là một công cụ hỗ trợ cho bạn, chứ không phải là thứ sẽ dẫn dắt bạn, bạn sẽ là người dẫn dắt khán giả đến với nội dung cốt lõi và slide sẽ là công cụ làm rõ hơn điều đó. Bạn có thể làm được nhiều điều để thuyết trình tốt hơn dù có hay không có sự hỗ trợ của công cụ đa phương tiện. Hãy đọc và nghiên cứu nhiều nguồn tài nguyên tri thức, bổ sung kiến thức, cách kể chuyện và sử dụng hình ảnh. Hãy đi ra ngoài vùng an toàn của bạn (comfort zone) và kết nối với xung quanh nhiều nhất có thể. Việc học hỏi bắt đầu khi bạn ở bên ngoài và tự vượt qua giới hạn của chính mình.
Ngọc Hương
